Zapisz to tam, gdzie trzeba!Czyli jak ważne w organizacji są jasne kategorie spraw...
W jednym z prowadzonych przeze mnie warsztatów uczestniczyła klientka, powiedzmy, że miałą na imię Kasia. Była osobą o mocnej potrzebie organizacji i śledzenia swoich zobowiązań. Ponieważ z technologią była trochę na bakier, z dumą zaprezentowała mi zeszyt, w którym skrupulatnie zapisywała swoje zadania, pomysły i zobowiązania.
„Idealna osoba na szkoleniu!” – pomyślałem tak, bo naprawdę widziałem w niej potencjał do optymalizacji i chęć do nauki nowych rozwiązań.
Z drugiej strony, zacząłem zastanawiać się co jeszcze mogę zaoferować tak zorganizowanej osobie i jak Getting Things Done® może wpisać się w jej potrzeby.
Rozpoczęliśmy warsztat. Kasia w pełni zgadzała się z fundamentalnymi założeniami GTD:
- Nietrzymania wszystkiego w głowie, tylko w notatkach
- Uwalniania przestrzeni mentalnej na kreatywność i myślenie strategiczne
- Utrzymywania ciągłego stanu kontroli i perspektywy w celu optymalnego reagowania na zmiany.
Z otwartością i zrozumieniem przyswoiła też podstawowe pojęcia, takie jak projekt, pożądany rezultat, czy najbliższe działanie.
W teorii wszystko działało dobrze – skąd więc poczucie przytłoczenia i potrzeba udziału w szkoleniu?
Momentem przełomowym była informacja o tym, że dla pełnej kontroli, rekomendowane jest prowadzenie notatek w odrębnych listach. Jeszcze większy szok widziałem na twarzy Kasi, gdy zademonstrowałem system papierowy „z lotu ptaka”, a każda kategoria czy lista, okazała się być osobną kartką papieru. Zauważywszy zdziwienie, spytałem co się stało. Kasia z zakłopotaniem zaczęła wertować swój kajet i po pewnym czasie nerwowego przewracania kartek praktycznie krzyknęła:
„No, to wszystko jasne!”
Korzystając z chwili przerwy na konsultacje spytałem, czy mogę zerknąć w jej notatki. Tam zobaczyłem skrupulatnie prowadzone wpisy. Kasia dzień po dniu wykreślała wykonane działania, wpisując nowe, przy okazji na boku spisując nowe pomysły i projekty.
Zwracam uwagę na wyrażenie „dzień po dniu”. Taki sposób prowadzenia notatek sprawił, że zeszyt Kasi był bardziej pamiętnikiem niż mapą pozwalającą zorientować się w zobowiązaniach i zidentyfikować priorytety. Bardzo dużo czasu i pamięci pochłonęło jej odnalezienie swoich zapisków o pożądanych rezultatach działań, o sprawach oczekiwanych i zdelegowanych, a także o pomysłach sprzed kilku tygodni czy miesięcy.
Co zatem pomogło Kasi opanować mnogość myśli i zobowiązań? Jej wielkim odkryciem był podział notatek nie ze względu na czas powstania, a na ich rodzaj. Zbawienny okazał się proponowany w GTD podział na pięć podstawowych kategorii:
| PROJEKTY | NAJBLIŻSZE DZIAŁANIA | KALENDARZ | OCZEKIWANE | KIEDYŚ/MOŻE |
| Dla rezultatów, które chcemy osiągnąć i monitorować, a na ich realizacje składa się więcej niż jedno działanie. | Dla czynności podejmowanych codziennie w celu realizacji pożądanych rezultatów. Do wykonania najszybciej jak to możliwe. | Dla działań i informacji ściśle powiązanych z dniem i/lub godziną. | Do śledzenia działań i rezultatów, na które czekamy od innych. | Dla pomysłów, które chcemy kiedyś zrealizować, ale nie w tym czasie. |
Aby jeszcze bardziej zobrazować Kasi jak działa taki system, poprosiłem ją o wyobrażenie sobie biurka z kilkoma stertami dokumentów.
W jednej były materiały do przeczytania, w innej materiały już przeczytane, w trzeciej ulotki, itd…. Gdyby nadeszła potrzeba przeczytania czegoś, oczywiście zajrzałaby do pierwszej sterty. Gdyby chciała zamówić obiad i zadzwonić do jednej z pobliskich restauracji, szukałaby informacji w ulotkach…. Gdyby jednak wszystkie te rzeczy leżały w jednej kupce, mózg zacząłby ją ignorować i uganiać się za tym co najgłośniej woła o jego uwagę.
Magia posiadania jasnych kategorii – zarówno w swoich notatkach, jak i w sposobie myślenia – polega na tym, że dobrze wiemy, gdzie szukać przypomnień, które sami sobie zostawiliśmy. Dzięki temu możemy łatwo zorientować się we wszystkich swoich zobowiązaniach i błyskawicznie zidentyfikować to jedno, najważniejsze na ten moment działanie.
Kasia wyszła z warsztatu bardzo zadowolona… 😊 Jeśli chcesz spotkać się z nami, poznać i wdrożyć GTD, a zatem uzyskać bezstresową efektywność, zajrzyj TUTAJ.