Wyznaczanie priorytetów: dlaczego matryca Eisenhowera nie działa

Urok tego narzędzia polega na prostocie korzystania. Wystarczy jedno spojrzenie i już wiemy, jak potraktować daną sprawę. I może jest rzeczywiście odkrywcza na wczesnym etapie naszego życia zawodowego, ale każdy, kto próbował z niej korzystać w dłuższej perspektywie w końcu orientuje się, że… nie działa. A przynajmniej nie do końca. Czemu, skoro ten model należy do kanonu produktywności? 

1. Mamy za dużo spraw

Matryca Eisenhowera słusznie została zaliczona do kanonu zasad produktywności. Samo uświadomienie sobie, że możemy dzielić sprawy według kategorii ważności i pilności jest dużą wartością, która może pomóc nam ustalić priorytety.  

Krok dalej robi się trudniej. W dzisiejszym świecie jesteśmy zbyt obciążeni informacjami, sprawami, komunikacją, mailami, SMSami, projektami, zadaniami, postami, ambicjami pomysłami, celami… Codziennie setki spraw walczą o naszą uwagę. Wtłoczenie ich w cztery ćwiartki, sprawi, że stworzą nam się cztery bardzo długie, niekonkretne, nieintuicyjne listy zadań.

Jest tego po prostu za dużo, by przez to przebrnąć, przeanalizować i posortować w czterech ćwiartkach. Wymagałoby to zapewne całego etatu. I nawet jeśli się to uda, mogłoby okazać się, że byłby stratą czasu.

2. Sprawy i priorytety zmieniają się w czasie (czasem w sekundę)

Jesteśmy uczeni wyznaczania priorytetów z góry, w kolejności 1, 2, 3. Nadawania bieżącym sprawom hierarchicznej wartości zanim zabierzemy się za ich realizację. A tak naprawdę priorytetów sztucznie się nie wyznacza. Priorytety każdy z nas ma.

Jakie one są, najłatwiej rozpoznać, gdy dzwoni do Ciebie telefon podczas ważnego spotkania. Jeden rzut oka i intuicyjnie, bez dodatkowej wiedzy i narzędzi decydujesz, czy odbierzesz, czy nie. Decyzję podejmiesz na podstawie tego, kto dzwoni i czy wiesz lub domyślasz się, w jakiej sprawie.

Swoja drogą – czy wiesz że słowo „priorytet” nie powinno mieć liczby mnogiej? Priorytet to rzecz najważniejsza – pierwsza – a więc może być tylko jedna. Dlatego priorytet zmienia się w czasie. Możesz właśnie pracować nad ważnym dla Ciebie projektem, ale dostajesz wiadomość od swojego przełożonego, że w innym jest „pożar” i musisz natychmiast się nim zająć. Zignorujesz szefa i ważny dla Ciebie projekt, argumentując, że rano nie tak ułożyłeś sobie listę priorytetów?

Matryca Eisenhowera zakłada odgórne ustalanie co jest ważne, a co mniej – tak samo z pilnością sprawy. Niestety nasza rzeczywistość jest tak dynamiczna, że priorytety mogą wywrócić się w jednej chwili. Dlatego kolejkowanie spraw według kryterium ważności i pilności szybko się dezaktualizuje. Dodatkowo nowe sprawy przyrastają w tempie wykładniczym, burząc ładnie i z wysiłkiem zbudowany obrazek. Zatem ustalanie odgórnie priorytetów bywa niestety stratą czasu.

O wiele większą wartość ma sposób zarządzania priorytetami, który pozwoli Ci elastycznie wybierać co NA PRAWDĘ jest priorytetem TU i TERAZ, biorąc pod uwagę ważność sprawy, czas który masz dostępny, okoliczności, narzędzia i Twój poziom energii.

3. Sprawy nie są oczywiste

Matryca daje nam pewien klarowny podział zadań. Nie daje nam jednak narzędzi do analizowania spraw, czyli określenia, co właściwie jest do zrobienia i jak to „robienie” będzie wyglądało. A jest ona kluczowa, by nadać lub nie priorytet danej sprawie.

Niestety sprawy rzadko trafiają do nas z naklejoną kartką, co oznaczają, jaki mają (tak naprawdę) priorytet i co właściwie jest do zrobienia. Zaskakują nas trudności, przeszkody, nieprzewidziane okoliczności i nasz własny brak wiedzy, którą dopiero uzupełniamy.

I tak możemy mieć przed sprawą projekt dla kluczowego klienta, który zaczyna się za miesiąc. W naszej ocenie może to być ważne, ale nie pilne. Wkładamy do właściwej ćwiartki i sprawa zamknięte. No niekoniecznie.

Bo na przykład w tym projekcie powinniśmy opracować komunikację wizualną. I potrzebny jest nam ktoś, kto ją przygotuje. Może wydarzyć się tak, że grafik pracujący w naszej firmie jest mocno obciążony zadaniami od różnych zespołów i musimy zarezerwować sobie jego czas z wyprzedzeniem. Lub w ogóle takiej osoby w firmie nie ma i nie będzie, co oznacza, że dopiero musimy poszukać jej na rynku, zweryfikować jakość i ustalić rozliczenia, co również zajmie czas. I chociaż sam projekt jest ważny i niepilny, to samo zadanie związane z pozyskaniem grafika już jest pilne.

Na pewno są osoby, zadające sobie precyzyjnie dobrany i kompletny zestaw pytań, które pomagają wyklarować sprawę i przewidzieć wszystkie potencjalne przeszkody. Wymaga to natomiast czasu i spokoju na zwykłe zastanowienie się, którego coraz bardziej nam brakuje. Co ważniejsze jednak, niezbędne jest doświadczenie i wiedza, jakie komplikacje możemy napotkać, a więc jakie pytania powinniśmy sobie na samym początku zadać. Jeśli zostaniemy z sama matrycą Eisenhowera, możemy zostać… z kłopotem.

Podsumowując

Matryca Eisenhowera przez lata była pierwszą pozycja w kanonie produktywności. I powinna tam zostać jako podstawa podstaw. Natomiast nie możemy tylko i wyłącznie na niej oprzeć swoich decyzji, ponieważ niesie to za sobą duże ryzyko wpadek, błędów i „pożarów”. Nie wynika to z samej natury modelu. Matryca nie „zepsuła się” – po prostu czasy się zmieniły. W dobie szybkiej, nieustającej, zmiennej i różnorodnej komunikacji, gdzie nasza uwaga stała się walutą taką samą jak pieniądze, nie możemy sobie pozwolić, by pozostać przy prostym podziale pilne / ważne.

Jeśli szukasz rozwiązania wspierającego Twoją produktywność, które odpowiada na realne potrzeby dzisiejszych czasów, pocieszę Cię – istnieje. Zachęcam Cię do wdrożenia metody Getting Things Done, która pozwoli Ci osiągać więcej przy mniejszym wysiłku i poziomie stresu – w tym elastycznie, świadomie i precyzyjnie identyfikować swoje priorytety na tu i teraz.