Pułapki złego delegowania

Pułapka złego delegowania: krzyczenie najgłośniej 

Jakoś próbujemy sobie radzić i nakłonić innych do pilnego wykonania zleconych przez nas zadań. Na pewno znasz osoby, które wykształciły swoje sposoby, jak nadawać wysoki priorytet sprawom, które ich dotyczą. Stosują sprytne sztuczki, do których należą między innymi 

  •       Zakończenie prośby o wykonanie zadania słowami „Zajmij się tym pilnie, bo to ważne dla Prezesa”, mimo że tak naprawdę Prezes jakoś bardzo nie naciskał.
  •       Dodawanie w maila CC wszystkich świętych w organizacji.
  •       Mówienie, że potrzebujesz tego najpóźniej do środy, chociaż tak naprawdę piątek też byłby ok.
  •       Dodawanie czerwonych wykrzykników „priorytet!!!!” w mailu.
  •       Przychodzenie do czyjegoś biurka i mówienie „Słuchaj, właśnie wysłałem Ci maila…”.
  •       Nerwowe wysłanie przypominajek i pytań o status za każdym razem, gdy się nam przypomni.

Kłopot w tym, że czujemy, że ani to przyjemne, ani budujące pozytywne środowisko pracy. Co więcej, jeśli ktoś nadużywa tego typu komunikatów, otoczenie szybko się uczy je ignorować i wracamy do punktu wyjścia. W tym scenariuszu stopień realizacji zadań kontrolowany jest zbyt mocno i za często, burząc zaufanie i dobre relacje w zespole. 

Pułapka złego delegowania: wolność i swoboda 

Jest i drugi scenariusz, w którym tak ufasz swojemu zespołowi, że wysyłasz do kolegi maila z prośbą o wykonanie pewnej pracy i w ogóle nie kontrolujesz realizacji. Jak będzie gotowe, to wróci.  

Niestety prosty fakt, że nasz kolega żyje na tej samej planecie co my, sprawia, że tak samo jest zakopany w projektach, zadaniach, mailach i deadlinach. Żongluje nimi jak może, by mieć czas na oddech. Przy tym niekoniecznie to co dla Ciebie jest pilne i ważne, ma taki sam status dla niego. Więc może odłożyć Twoją sprawę na później, nie zauważyć lub zupełnie o niej zapomnieć.  

Tak umierają potencjalnie wartościowe inicjatywy i projekty. Dobrze to widać w procesach sprzedaży i obsługi klienta, gdzie tracimy potencjalny kontrakt… przez zaniechanie. 

Pułapka złego delegowania: lepiej późno niż wcale

Trzeci niebezpieczny scenariusz, to kontrolowanie wyników pracy za późno. W idealnym świecie pewnie kolega zająłby się zadaniem od Ciebie we właściwym czasie, co więcej – odsyłając kompletny i poprawny wynik swojej pracy. Niestety nie dość, że może zapomnieć o Twojej prośbie lub zająć się nią za późno, może też Cię źle zrozumieć i dostarczyć zupełnie coś innego, niż się spodziewałeś. To prosta droga do opóźnień, błędów, pracy w ogromnym tempie i stresie oraz zapalnik konfliktów. Dlatego należy delegować klarownie i planować też bufor na sytuacje, których teraz nie jesteś w stanie przewidzieć.  

Podsumowując, wiemy już czego NIE robić, gdy delegujemy: 

  1.  Sprawdzać status za często 
  2. Sprawdzać status za późno 
  3. Nie sprawdzać go w ogóle 
Lista oczekiwanych

Jak więc skutecznie delegować i kontrolować wykonanie? 

Getting Things Done uczy optymalnie angażować czas i energią swoją oraz innych. Prawidłowe delegowanie i unikanie pułapek z nim związanych, jest bardzo ważne dla sukcesu – zarówno Twojego, jak i Twoich projektów, zespołu oraz organizacji.  

A więc jak optymalnie kontrolować zdelegowane prace? 

  1.     Uświadom sobie, ile spraw codziennie delegujesz. Zawsze, gdy czekasz na jakąś informację, wynik prac, czy decyzję – to znaczy, że zdelegowałeś.
  2.     Gdy delegujesz, określ dokładnie co i na kiedy potrzebujesz. 
  3.     Uzyskaj potwierdzenie, że zadanie jest przyjęte i możliwe do zrealizowania w terminie.
  4.     Wynotuj wszystkie sprawy na które czekasz, bardzo dokładnie opisując, jaki dokładnie ma być efekt  – tak, byś na wet po pół roku mógł odcyfrować o co chodziło.
  5.     Zapisz od kiedy czekasz na wynik danego zadania.
  6.     Dopisz również od kogo masz otrzymać tę informację.
  7.     Umieść sprawy na które czekasz na jednej kartce lub na odrębnej liście w swojej aplikacji do zarządzania zadaniami.
  8.     Dopisuj tym samym kluczem każdą sprawę, na której wynik czekasz i wykreślaj te, które już do Ciebie dotarły.
  9.     Regularnie przeglądaj listę (min. raz na tydzień) i przypominaj się w ustalonym przez Ciebie wcześniej momencie.

Jak efektywne śledzenie zdelegowanych spraw może wyglądać w praktyce? 

W GTD spis spraw i informacji, na które czekasz nazywa się listą Oczekiwane (ang. Waiting For).  

W praktyce może to wyglądać następująco: 

  1.     Klient X – czekam aż zadzwoni ws. faktury od 14.04
  2.     Kasia – czekam na dane do raportu kwartalnego od 7.05
  3.     Kasia – czekam na uwagi do prezentacji dla Zarządu od 10.08
  4.     Klient Y – czekam na wynik przetargu od 20.08
  5.     HR – czekam na akceptację budżetu na szkolenie GTD od 1.09
  6.     Dostawca A – czekam na ofertę od 12.08
  7.     Szef – czekam na akceptację materiałów do broszury od 15.08
  8.     …

Jest to genialne w swojej prostocie narzędzie do zarządzania zdelegowanymi zadaniami.  

Główne korzyści, które płyną z jego stosowania, to: 

  •       NIGDY nie zapomnisz ani nie przeoczysz sprawy, którą zdelegowaleś. Dzięki temu unikniesz z wyprzedzeniem wielu problemów, opóźnień i „pożarów”.
  •       Gdy zapiszesz sprawy, na których wynik czekasz, odciążysz mózg z konieczności pamiętania o nich. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na tych zadaniach, które możesz teraz wykonać.
  •       Unikniesz stresu, który powstaje, gdy obawiasz się, że zapomnisz o tym, że czekasz na jakąś informacje lub przypominasz sobie o jej braku za późno.
  •       Klarownie będziesz widział, kiedy powinieneś przypomnieć się w danej sprawie – ani za wcześnie, ani za późno.
  •       Nie będziesz musiał zadręczać siebie i innych przypomnieniami, co oszczędzi wszystkim czas i nerwy.
  •       Gdy zgromadzimy obok siebie pytania skierowane do jednej osoby, możemy oszczędzić swój i jej czas, zadając je podczas jednej rozmowy lub w jednym mailu – zamiast wysyłać kilka w różnych sprawach.
  •       Będziesz mógł sam na sobie polegać i ufać, że wszystko jest pod kontrolą. To też zdejmie ci z barku wiele niepotrzebnego stresu.
Iga KoseckaPrzez Iga Kosecka