Ile kosztuje nieproduktywna kultura pracy i jak ją zmienić?
Często rozmawiamy o tym, jak pracownik ma sobie radzić ze stresem i przytłoczeniem ilością spraw i zadań. Rzadko pytamy, jak go odciążyć, uprościć to, co ma do zrobienia, wesprzeć w realizacji zobowiązań czy po prostu mniej stresować. Staramy się budować odporność pracownika na stres poprzez warsztaty z oddychania, jogę czy promocję zdrowego stylu życia. Ale ta odporność ZAWSZE ma limit.
Długoterminowy stres wyniszcza ludzi
Stres pożycza siły z „jutra” i drenuje organizm, mobilizując do zwiększonego wysiłku. Jeśli to krótkotrwały stan, jest użyteczny – służy ochronie życia w ramach mechanizmu „walcz lub uciekaj” w sytuacji zagrożenia. Gospodarka hormonalna i ciśnienie krwi intensywnie pracują na to, by przez chwilę dać supermoce.
Ale jeśli to „jutro” trwa tygodniami, miesiącami czy latami, w którymś momencie równowaga organizmu zaczyna się rozpadać. System odpornościowy staje się niewydolny, a za nim idą kolejne trudności. Spada zaangażowanie i rośnie frustracja, pojawia się wypalenie zawodowe, a w końcu problemy ze zdrowiem fizycznym i psychicznym.
To ludzie budują nieefektywną kulturę pracy
Niektórzy nie widzą w tym problemu, twierdząc, że ludzie są zastępowalni. Spotkałam się nawet w dużej korporacji z określeniem, że niektóre operacyjne stanowiska są „planktonem” – nie warto ich znać, bo za szybko rotują i za mało znaczą. W dużych strukturach trudno zobaczyć wszystkich pracowników, więc stają się tylko tabelkami w Excelu czy wykresami w PowerPoint’cie. Tak po prostu jest – jako grupa nie jesteśmy w stanie utrzymywać kontaktów z więcej niż setką osób. Łatwiej wtedy odhumanizować ludzi i traktować ich jak narzędzia, których się używa, póki się nie złamią.
Ale to nie znaczy, że nie mamy wpływu na większą grupę osób. Mamy. Nazywa się on kulturą – przekazywaną przez historie, opowieści, zasady i normy powszechnie akceptowane w danej społeczności.
Przez kulturę – również kulturę pracy – przenosimy informacje, co wolno, a czego nie w danej grupie. Promujemy lub piętnujemy zachowania. Czasem w zgodzie, a czasem wbrew formalnie ustanowionym zasadom. Jeśli powszechnie wśród grupy akceptowane są postawy mobbingowe (również przez milczenie i brak reakcji), będzie to kultura mobbingowa, a jednostki, które jej się sprzeciwią, będą musiały społeczność opuścić. I żadne procedury Compliance nie pomogą, bo ludzie skutecznie je ominą za cichym przyzwoleniem reszty.
Ukryte koszty nieproduktywnej kultury pracy
Pominę fakt, że drenowanie ludzi (nawet bez przekroczenia granicy mobbingu) jest zwyczajnie nieetyczne. Jeśli organizacji nie przekonuje aspekt moralny, zwróćcie uwagę, że absencje chorobowe, rotacje, utracone możliwości podczas wakatu, rekrutacja i onboarding kolejnej osoby wiążą się z konkretnymi kosztami. Jeśli utrzymujemy kulturę pracy, która wypala pracowników, będziecie w nieustającym kole rotacji, bo te same czynniki będą tak samo działały – a więc wypalały – kolejne osoby. W ten sposób można stracić świetnych specjalistów, a także solidne i kompetentne osoby, które są kluczowe do systematycznego osiągania wyników.
Czy naprawdę Waszą organizację stać na utrzymywanie zespołu w stanie permanentnego przepracowania i stresu?
Zachęcam do kwestionowania truizmów – że taki mamy świat, tak się pracuje w każdym korpo czy każdej polskiej firmie. Wy tworzycie te mniejsze i większe firmy oraz ich kulturę pracy. To Wy macie uprawnienia do zmiany ustawień w swoich telefonach czy komputerach.
Powiadomienia da się wyłączyć. Komunikację w zespole da się uprościć. Spotkania, które mogłyby być mailem, da się wyczyścić. Pracownikom można przydzielać zadania zgodnie z ich zasobami. Cele można kaskadować. Efektywny styl pracy można wdrożyć nawet w dużej organizacji. Wraz ze wzrostem skali wymaga to większego wysiłku, ale jest osiągalne.
Model Naturalnego Planowania z GTD® – jak wprowadzić zmiany?
Najprościej potrzebne zmiany opisuje Model Naturalnego Planowania zawarty w metodzie Getting Things Done®.
- Ustal
- Wizję – wyobraź sobie idealny efekt końcowy zmian; jak będziecie myśleć, czuć, co robić.
- Wartości – czym będzie się kierować, co będzie dla Was najważniejsze. Odpuść sobie ładne hasła na ścianę czy stronę internetową – klienci i pracownicy szybko powiedzą „sprawdzam”. Co naprawdę będzie dla was ważne, na czym ma się opierać wasza indywidualna tożsamość jako społeczności?
- Zasady – określ, co jest nieprzekraczalne. Co wolno, a czego nie wolno, jakie macie podejście do poszczególnych procesów, w jaki sposób je realizujecie, w jakim stylu, co jest mniej a co bardziej ważne. Upewnij się, że Zasady wynikają z Wartości.
- Zrób burzę mózgów, w której będziecie generować pomysły, jak zrealizować tę Wizję. Nie oceniaj, nie odrzucaj, idź na ilość a nie jakość i spisuj wszystko.
- Gdy już nie masz więcej pomysłów, dopiero wtedy zabierz się za ich ocenę i porządkowanie
- Najlepsze i dające największy (lub najszybszy) efekt wpiszcie na listę rezultatów do osiągnięcia, nad którymi będziecie na bieżąco pracować (w GTD jest to lista Projektów).
- Dobre pomysły, na które nie jesteście teraz gotowi, odłóżcie do rewizji i realizacji później (w GTD lista Kiedyś / Może).
- Pomysły, które nie wpisują się w Wizję, Wartości i Zasady, wyrzuć by nie zasłaniały Wam widoku.
- Ustal do każdego projektu, kto jest za niego odpowiedzialny i ma uprawnienia do podejmowania decyzji oraz zobowiązuje się do monitorowania postępów. Do każdego projektu wyznacz jedno Najbliższe Działanie.
- Działajcie
- Po prostu wprowadzajcie plan w życie.
- Na pewno czegoś nie przewidzicie lub coś się zmieni. Korygujcie plan, upewniając się, że zmiana kursu wpisuje się w Zasady i Wartości.
- Powtarzajcie, aż dotrzecie do celu…
- …i na horyzoncie pojawi się nowy cel.
Brzmi prosto? Może nawet banalnie? A może już czujesz, że w praktyce wcale nie będzie tak łatwo? Że już macie dość zobowiązań i nowe fizycznie nie zmieszczą się w dobie?
Zmiana kultury pracy to proces, a nie rewolucja
Wyzwanie polega na tym, że często popadamy w skrajności. Chcemy wszystko na raz albo nic – i to najlepiej natychmiast. A rozwój to proces, upraszczanie to proces, zmiana to proces. Nigdy nie będzie idealnie, a na pewno nie od razu. Stres i problemy będą się zawsze pojawiać, ALE wiele niepotrzebnych trudności da się zdjąć ludziom z barków.
Jakich? Tych wynikających z sytuacji, w których ktoś nie miał przestrzeni czegoś przemyśleć lub zaplanować. Bądź gdy brakuje stylu pracy i współpracy, który pozwoli skutecznie i precyzyjnie realizować właściwe działania we właściwym czasie. I wybuchł pożar, coś trzeba zrobić ASAP, jest konflikt. Także problemów wynikających z braku klarowności i prawidłowej komunikacji, które powodują, że jakaś praca jest dublowana lub okazuje się niepotrzebna.
To już są konkretne obszary, które można wesprzeć poprzez edukację, upraszczanie i optymalizowanie. Systematycznie „czyszcząc” przeszkody, zrobicie miejsce na nowe inicjatywy i zmiany. Najpierw te służące poprawie obecnej sytuacji, a następnie inne, skierowane na osiąganie jeszcze więcej.
Zwróćcie uwagę, że jest jedna rzecz, której nie przeskoczymy. Zmiana kultury pracy wymaga zgody, zaangażowania, przemyślenia, przekonania i adekwatnych działań od wszystkich – a szczególnie od Zarządu i HR. Musimy wiedzieć, CO chcemy zrobić, DLACZEGO i JAK, zanim zaczniemy to kaskadować w organizacji. Jeśli macie tę gotowość (lub możliwość jej wytworzenia), resztę możemy zrobić wspólnie. Zapraszam Was do tego procesu rozwoju i zwiększania zdrowej efektywności Waszych pracowników, zespołów, a może nawet całej organizacji.
