Czy warto płacić za wdrożenie GTD? Klient powiedział „sprawdzam”!

Klienci zadają różne pytania, czasem niestandardowe, czasem wymagające głębokiej analizy, czasem sprawdzające to, co mamy do zaoferowania. Jedno z takich pytań otrzymaliśmy od bardzo ważnego Klienta, z którym współpracujemy od kilku lat. Był listopad 2023, szczyt sezonu szkoleniowego.

Pani Igo, żeby zaplanować kolejne terminy w 2024 roku będę potrzebowała dla kierownictwa coś w rodzaju raportu: ocen z dotychczasowych szkoleń z tymi uwagami pozytywnymi i jeśli Państwo mają jakieś uwagi, które trener zauważył w naszej organizacji: co jest naszą bolączką, co można zmienić, co jest do szybkiego wdrożenia, co nam najlepiej działa (feedback od uczestników, o ile takowy trener zauważył np. na przeglądach tygodniowych), to byłoby bardzo pomocne.

Będę wdzięczna za wszelkie dane, które będę mogła wykorzystać by przekonać kierownictwo do dalszej realizacji tej metody u nas.

Szybko „przetłumaczyliśmy” sobie ten komunikat: „Zostawiliśmy u was mnóstwo pieniędzy i Zarząd ma wątpliwości, czy warto nadal je wydawać. Udowodnijcie, że tak”.

To taka dobra współpraca…, ale czy było warto?

Trwająca trzy lata współpraca z tym Klientem była bardzo efektywna – szybka organizacja działań, świetny kontakt, żadnych przesunięć terminów czy opóźnień w płatnościach. W ciągu każdego roku realizowaliśmy po kilka warsztatów. Nawet gdy uczestnik odwoływał swój udział na ostatnią chwilę, prawie zawsze byli chętni na jego miejsce. Widać było potrzebę wśród pracowników, by wdrażać Getting Things Done.
Koordynatorka po stronie HR podzielała moje odczucia – grupy szybko się wypełniały, a ankiety zarówno nasze, jak i wewnętrzne były wysokie.

Czy wszystkie te informacje były potwierdzeniem, że warsztaty Getting Things Done są warte tych pieniędzy? Czy ta inwestycja zwracała się organizacji? Byliśmy pewni, że tak, jednak wymagało to potwierdzenia w danych.

Ankieta poszkoleniowa wszystkiego Ci nie powie

Nasze obserwacje rozwojowe są na pewno wartościowe, ale to nie fakty. W ankietach powarsztatowych zbieramy informacje o:

• Ogólnej ocenie warsztatu
• Ocenie pracy trenera
• Ocenie metodyki i sposobie jej prezentowania
• Gotowości do dalszego działania zgodnie z GTD

Ostatni punkt brzmi obiecująco.  Jednak, jak wiadomo, entuzjazm czy motywacja do jakiejś aktywności nie zawsze jest tożsama z podjęciem realnych działań. Kto nigdy nie obiecał sobie, że przejdzie na dietę, pójdzie na siłownie i schudnie x kg, a potem jednak coś nie wyszło, niech pierwszy rzuci ciastkiem. Tak więc poza tym, że warsztaty podobały się uczestnikom, niewiele mogliśmy wywnioskować z ankiet o zwrocie z inwestycji.

Jeśli chcemy mieć dane, musimy je zebrać

Zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie badania wdrożeniowego, w którym 86 absolwentom warsztatów zadaliśmy pytania o to, co zostało z nimi po spotkaniu z trenerem Getting Things Done. Jedni musieli sięgnąć pamięcią trzy miesiące wstecz, inni – trzy lata.

Było też drugie potencjalne ryzyko. Otóż mówimy, że GTD działa, że pomaga, że daje spokój, że może zmienić efektywność całej organizacji. I szczerze w to wierzymy, bo zarówno znamy to z autopsji, jak i z relacji freaków, którym metoda odmieniła życie. Ale co, jeśli się mylimy? Jeśli dla takich „zajawkowiczów” to rzeczywiście game-changer, ale dla pozostałych to szkolenie, po którym trochę zostanie, ale większość uleci?

Poniżej wyniki badań, które przeprowadziliśmy.

Pytanie 1: Czy w ogóle pamiętacie, o co chodzi w GTD? – czyli stosowanie nawyków

Uczestnicy warsztatu zostali poproszeni o ocenienie zgodności ze stwierdzeniami na sześciopunktowej skali (0-5) od „nigdy” do „regularnie”. Oceny 0-2 postrzegane były jako niezgodność, a oceny 3-5 jako zgodność.

Pytanie brzmiało: „Jak często stosujesz poniższe narzędzia, nawyki lub modele GTD?” Oto odpowiedzi:

Pytanie 2: Korzystacie, super! Ale czy to ma jakieś znaczenie? – wpływ GTD na uczestników

Uczestnicy warsztatu zostali poproszeni o ocenę zgodności ze stwierdzeniami na sześciopunktowej skali (0-5) od „zupełnie nieprawdziwe” do „absolutnie prawdziwe”. Oceny 0-2 postrzegane są jako niezgodność, a oceny 3- 5 jako zgodność.

Pytanie brzmiało: „Po warsztacie Getting Things Done, czuję, że…”. Oto odpowiedzi w czterech kategoriach: poczucia kontroli, podejmowania właściwych decyzji w tym określania priorytetu, przełożenia na dobrostan i równowagę między życiem zawodowym i prywatnym oraz wskaźnik rekomendacji.

1. Poczucie kontroli nad sprawami

2. Podejmowanie właściwych decyzji w tym określania priorytetu

3. Przełożenie na dobrostan i równowagę między życiem zawodowym i prywatnym

4. Wskaźnik rekomendacji

Pytanie 3: Cieszę się, że widzisz poprawę. Ale czy to ma jakieś przełożenie na Twoją pracę? – czyli jak absolwenci korzystają z GTD

Pytanie 4: Widzę, że korzystasz z GTD w pracy. Ale czy to wpłynęło na Twoją produktywność? Czy coś realnie ZMIENIŁO? –samoocena wzrostu produktywności

Końcowe wnioski: Czy wdrożenie Getting Things Done poprawiło sytuację firmy i jej pracowników?

1. WSZYSCY absolwenci warsztatu, którzy wzięli udział w badaniu, zadeklarowali, że dalej korzystają z metody GTD.
2. KAŻDY używał metody w pracy, a część osób również prywatnie.
3. KAŻDY odnotował wzrost produktywności o min. 10%. Rekordzista deklaruje 150% wzrost, a średnio wynosi on 49%.
4. 83% uczestników uważało, że warto polecić GTD innym, a 92% chciałoby, aby ich współpracownicy pracowali zgodnie z GTD.

To nie są wyniki, obok których można przejść obojętnie. Ile można zrobić więcej, gdy zespół wskazuje wzrost produktywności o 49%? Ile Twój zespół mógłby osiągnąć? Ile byłoby to dla Ciebie warte?

Inbox 0, czyli rozwiązanie konkretnych problemów

Wyzwaniem tej, jak i każdej innej dużej organizacji – jest przytłaczająca liczba e-maili. A jedną z kluczowych dobrych praktyk GTD jest regularne opróżnianie skrzynki odbiorczej, czyli tzw. Inbox 0. Oznacza to, że gdy odczytujemy maila, decydujemy co z niego wynika (czy i ewentualnie jak będzie wyglądało „robienie”), umieszczamy sobie przypomnienie (jeśli jest konieczne) we właściwym miejscu, a wiadomość kasujemy lub archiwizujemy. W ten sposób powinniśmy w skrzynce odbiorczej mieć tylko maile ze sprawami, z którymi jeszcze się nie zapoznaliśmy lub widzieć komunikat „Nie masz nowych wiadomości”. Bajka, co nie?

Dla wielu osób Inbox 0 jest jak jednorożec – niby wiadomo, jak może wyglądać, ale nikt go nie widział. A jednak umiejętność ta jest do opanowania na jednym warsztacie.

Z dumą odnotowaliśmy, że ponad połowa badanych absolwentów warsztatu jest w stanie wrócić do Inbox 0, a 89% osób lepiej radzi sobie z przepływem komunikacji. To ogromna zmiana, z której mogą być dumni.

Czy warto płacić za wdrożenie Getting Things Done?

Chociaż uczestnicy nie wdrożyli w 100% dobrych praktyk GTD i tak odnotowali znaczący wzrost efektywności w każdym z badanych obszarów. Co istotne, skupili się oni na operacyjnych aspektach metody, mniej na jej strategicznych możliwościach. Gdybyśmy wsparli ich dodatkowo powtórzeniami lub warsztatem GTD level 2: Projects & Priorities, wzmacniającym strategiczne zarządzanie zobowiązaniami, a potem przeskalowali dobre praktyki GTD na całą organizację – jej procesy, procedury, systemy – co wtedy mogliby osiągnąć?

Niedługo to sprawdzimy – za nami już kilka warsztatów dzięki decyzji zarządu, który zdecydował się na kontynuację współpracy z nami.

Czy jest szansa, że osiągnięcie w swojej organizacji tak dobre wyniki przy takich samych działaniach? To zależy. Na końcowy rezultat zawsze ma wpływ specyfika zespołu, jego wcześniejsze doświadczenia, struktura organizacyjna, wsparcie działań przez kadrę menedżerską oraz aktualne wyzwania, cele i obciążenie. Jesteśmy jednak przekonani, że każda organizacja MOŻE osiągnąć takie – lub jeszcze lepsze – wyniki, jeśli będzie gotowa włożyć niezbędny wysiłek, by uprościć procesy, wyklarować komunikację, zwiększyć koncentrację na celach i ułatwić operacyjne działania. Czyli wdrożyć Getting Things Done w praktyce przynajmniej jako zestaw indywidualnych kompetencji, a najlepiej również skalować na element kultury organizacyjnej czy też styl pracy całego zespołu.

Zdrowa + efektywna = produktywna kultura pracy w Twojej organizacji

Panuje przekonanie, że żeby coś osiągnąć, trzeba ciężko pracować. A jak już nie jest się w stanie dalej żyłować swoich możliwości, trzeba zadbać o siebie, czyli rzucić wszystko i wyjechać w Bieszczady. Myśląc w ten sposób, wpadamy ze skrajności w skrajność.

Nasze badanie potwierdziło, że złoty środek, jaki oferuje metoda Getting Things Done, jest realny do osiągnięcia. Da się dbać o dobrostan pracowników i wspierać wyniki biznesowe jednocześnie. Można się angażować i osiągać świetne rezultaty – tylko spokojniej i precyzyjniej, z szacunkiem dla swoich zasobów i możliwości.

Chcesz uwolnić pełen potencjał swojego zespołu, który teraz jest przytłoczony setkami maili i bieżących spraw? Chcesz, aby pracownicy odzyskali kontrolę nad zadaniami i jednocześnie wiedzieli, jak skupić się na priorytetach tak, by efektywnie realizować powierzone im cele? Zależy Ci, by nie wypalili się po drodze?

Przestań się wahać i napisz do nas. Jak widzisz, jest to realne do osiągnięcia.

Pełny raport z badania (bez danych wrażliwych) znajdziesz tutaj.