FAQ: Najczęstsze pytania o GTD®, produktywność i efektywność
W Internecie jest mnóstwo darmowych materiałów i poradników o metodzie Getting Things Done. Niestety te, które nie pochodzą bezpośrednio od autora, często zawierają błędne interpretacje lub sprzeczne wskazówki. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie proste i poprawne odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o metodę GTD. Jeśli chcesz wdrożyć GTD, ale wydaje Ci to trudne lub skomplikowane, jesteś we właściwym miejscu. I nie martw się – tylko tak się wydaje!
GTD® to usystematyzowany sposób zarządzania swoja uwagą i energią, który pomaga uporządkować sprawy zawodowe i prywatne. Opiera się na pięciu krokach:
- Gromadzenie spraw zaprzątających uwagę
- Analizowanie, co oznaczają i co trzeba zrobić (lub nie)
- Porządkowanie przypomnień tak, by maksymalnie ułatwiały realizację
- Przegląd, który pomaga odnaleźć się wśród zmian
- Działanie w sposób najbardziej precyzyjny
Celem GTD® jest robienie właściwych rzeczy we własnym czasie z właściwym wysiłkiem tak, by dążyć do swoich celów i zamierzeń. Określamy ten stan jako „umysł jak woda”, bo woda zawsze reaguje adekwatnie w zależności, czy wpadnie do niej duży czy mały kamień, a następnie wraca do stanu równowagi.
Nie. GTD® to uniwersalny sposób myślenia i działania – sprawdza się zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Nie ma ograniczeń zawodu, wieku, poziomu stanowiska czy znajomości technologii. GTD® pomaga zarządzać codziennymi obowiązkami, planować cele osobiste, organizować rodzinne wydarzenia czy nawet rozwijać pasje. Skorzysta z niego każdy homo sapiens, który ma jakieś sprawy, którego go zajmują.
| Przykładowe narzędzie lub praktyka GTD | Przykłady zastosowania GTD w życiu prywatnym | Przykłady zastosowania GTD w życiu zawodowym |
| Agendy | Lista spraw do omówienia z partnerem lub na szkolnym zebraniu | Lista spraw do omówienia z szefem lub na spotkaniu zespołu |
| Kontekstowa lista zadań (Lista Najbliższych Działań) np. telefony do wykonania | Wszystkie sprawy prywatne do załatwienia w konkretnym miejscu lub przy użyciu konkretnego narzędzia np. Zadzwonić do mamy w sprawie… | Wszystkie sprawy służbowe do załatwienia w konkretnym miejscu lub przy użyciu konkretnego narzędzia np. Zadzwonić do Ani z marketingu w sprawie… |
| Lista Projektów | Wszystkie rezultaty, które chcę osiągnąć np. Zorganizować udane przyjęcie urodzinowe dla mamy | Wszystkie rezultaty, które chcę osiągnąć np. Zorganizować udane spotkanie integracyjne dla zespołu |
| Najbliższe Działanie w Projekcie | Najmniejsza fizyczna czynność, która popchnie sprawę np. Sprawdzić w rodzinnym kalendarzu, kiedy byłby dobry termin | Najmniejsza fizyczna czynność, która popchnie sprawę np. Sprawdzić w zespołowym kalendarzu, kiedy byłby dobry termin |
| Lista Oczekiwane | Wszystkie sprawy, którymi teraz zajmują się inni np. Czekam na decyzję z banku dot. kredytu | Wszystkie sprawy, którymi teraz zajmują się inni np. Czekam na decyzję klienta dot. złożonej oferty |
| Utrzymywanie Inbox 0 | Czyszczenie prywatnej skrzynki odbiorczej do zera, by mieć pewność, że nie ma tam spraw do załatwienia | Czyszczenie firmowej skrzynki odbiorczej do zera, by mieć pewność, że nie ma tam spraw do załatwienia |
| Lista Kiedyś / Może | Prywatne plany, marzenia i pomysły, których jeszcze nie realizuję np. Zwiedzić Hiszpanię | Służbowe plany, marzenia i pomysły, których jeszcze nie realizuję np. Skończyć studia MBA |
Jak widzisz, zasady działania są takie same – zmieniają się tylko rodzaje i konteksty spraw, które śledzisz w swoim systemie GTD.
Zacznij od świadomego zebrania wszystkiego, co zaprząta Twoją uwagę – fizycznie i mentalnie. Określ, gdzie spływają do Ciebie sprawy – maile, komunikatory, fizyczna skrzynka pocztowa etc. Wykonaj też Oczyszczenia Umysłu tj. wypisz na kartce wszystko, co zaprząta Twoja głowę, a co wydaje się sprawą do załatwienia. Następnie przeanalizuj, co z tym zrobić: czy to zadanie, większy projekt, czy może coś do odłożenia. Poczujesz ulgę, chociaż to nie rozwiąże całego problemu. Potrzebujesz wykonać dalsze kroki GTD® – Porządkowanie, Przegląd i Działanie, by w pełni zaadresować zgromadzone sprawy. Ale już ten drobny nawyk powinien znacząco poprawić Twoja sytuację i odciążyć. Pełne wdrożenie GTD® da Ci strukturę, która pozwala przejść od chaosu do klarowności.
- Brak regularnych, przynajmniej cotygodniowych przeglądów systemu. Twój system traci aktualność, więc przestaje być użyteczny i godny zaufania.
- Przechowywanie zadań w zbyt wielu miejscach. jeśli nie masz pełnego wglądu, jednego źródła prawdy, nie możesz ufać swoim listom zadań.
- Nieprecyzyjne definiowanie Najbliższych Działań. zbyt ogólne nazwanie co trzeba zrobić sprawia, że zatrzymujesz się wielokrotnie na tym samym zadaniu, ale nie możesz nic z nim zrobić, bo nie masz w tym momencie informacji, możliwości, czasu lub narzędzi
- Traktowanie prostych projektów jak pojedynczych działań. Zorganizowanie spotkania wydaje się być jedną czynnością, ale w praktyce może to być wiele małych działań składających się na konkretny rezultat. Jeśli odpowiednio go nie określimy oraz nie zdefiniujemy działań, możemy utknąć na czymś (na pierwszy rzut oka) nieskomplikowanym. Trudno nam też oszacować potrzebny czas i zaangażowanie, przez co zaskakuje nas, jak wiele kosztują nas „proste” tematy i trudno właściwie zaplanować pracę.
- Traktowanie GTD® jako sposobu na notowanie, a nie zbioru nawyków. GTD® nie służy robieniu więcej, ale generowaniu przestrzeni na spokojne przemyślenie spraw i precyzyjne działania w długiej perspektywie czasu. Możesz je zastosować w każdym obszarze życia i w każdej sytuacji. To nie tylko narzędzie – to styl myślenia i działania.
- Wdrażanie tylko części zaleceń metody. GTD® to skrupulatnie opracowany i przetestowany przez miliony system naczyń połączonych. Wdrożenie tylko części zaleceń na pewno poprawi Twoja sytuację, niemniej to za mało, by utrzymać stanu „umysłu jak woda”.
Tak. GTD® dobrze współgra z technikami takimi jak SCRUM, Kanban, Agile, czy Lean. Wychodzą z podobnych założeń, tylko adresują inne obszary. Metodyki zwinnego zarządzania projektem sprawdzają się dobrze na poziomie projektu, a GTD® świetnie je wspiera na poziomie indywidualnej realizacji zadań i komunikacji zespołowej. Te metodyki mówią CO robić, a GTD® JAK to zrobić najefektywniej. Z niektórymi zasadami klasycznych metodyk zarządzania sobą w czasie GTD może stać w sprzeczności np. Matrycą Eisenhowera, nadawaniem priorytetów 1,2,3 czy planowaniem wszystkich zadań w kalendarzu. Wynika to z tego, że dawne sposoby zarządzania sobą w czasie – mimo słusznych założeń – nie są dostosowane do obecnej rzeczywistości, w której dziesiątki rzeczy krzyczą o naszą uwagę, a priorytety zmieniają się co chwilę.
W zespołach GTD® pomaga w jasnym definiowaniu zobowiązań, lepszej komunikacji i zarządzaniu projektami. Ułatwia delegowanie, ustalanie priorytetów i unikanie nieporozumień. Wycisza nadmiarową komunikację – zarówno maile i wiadomości na komunikatorach, jak i spotkania. Rzetelne stosowanie GTD® przez wszystkich w zespole buduje zaufanie do siebie nawzajem. Stosowanie metody wspiera też profilaktykę wypalenia zawodowego.
GTD® jest „tool agnostic”, niezależne od cyfrowych narzędzi. Można je stosować w każdej aplikacji, która umożliwia budowanie list oraz w każdym kalendarzu i skrzynce e-mail. Z powodzeniem można prowadzić swój system GTD również w papierowym zeszycie czy edytorze tekstu. To przede wszystkim sposób myślenia i działania. Do najpopularniejszych aplikacji, na których użytkownicy prowadzą swój system należą: Microsoft To Do, Google Keep lub Tasks, Todoist, Omnifocus, Trello i Nozbe. Najważniejsze jest, by narzędzie było Ci znane i nie wymagało nauki. Następnie by umożliwiało tworzenie kilku odrębnych list z różnymi tytułami. Reszta zależy od osobistych preferencji. Na naszych warsztatach pomagamy wdrożyć GTD® na każdym narzędziu.
Cytując za Słownikiem Języka Polskiego produktywność to „wielkość efektu produkcyjnego uzyskanego z danych nakładów”. Natomiast efektywność to „dający dobre wyniki, wydajny”, a wydajny – „wytwarzający coś w dużej ilości”.
GTD® skupia się na produktywności – pomaga działać z sensem i osiągać zamierzone cele jak najprościej, zamiast „odhaczać” jak najwięcej zadań.
Wychodzimy z założenia, że priorytetów się nie ustala – priorytety się ma. I potrafią zmieniać się co chwilę. Trzeba je zatem poprawnie rozpoznać na „tu i teraz”. Odetchnij głęboko i zadaj sobie pytania:
- Jakie cele chcę osiągnąć?
- Co realnie mogę TERAZ zrobić, by do nich dotrzeć, biorąc pod uwagę dostępny czas, narzędzia i poziom energii?
- Która z tych aktywności da mi największy zwrot z zainwestowanego czasu?
- Który projekt lub cel sprawi mi najwięcej satysfakcji bądź da mi najwięcej nowych możliwości w przyszłości?
GTD® oferuje model Horyzontów Skupienia®, który pomaga spojrzeć na sprawy z różnych perspektyw: od codziennych zadań po życiowe cele. Dzięki temu łatwiej określić, co naprawdę ma znaczenie. Sprawdza się też świetnie do oceny priorytetu zadań i projektów na poziomie zespołu.
Zdecydowanie tak. Często osoby kreatywne obawiają się struktury GTD® – zupełnie niepotrzebnie. Ta struktura ma za zadanie uwolnić Twoja głowę i chronić przed chaosem i przytłoczeniem Twoją przestrzeń na szaloną swobodę myślenia. Co więcej stosowanie metody pomaga znacząco zwiększyć skuteczność realizacji pomysłów czy przekuwania idei w rzeczywistość. To cudowne narzędzie dla osób twórczych.
GTD® rekomenduje kilka głównych przeglądów:
- Codzienny – sprawdzasz miejsca, gdzie jest Twoja bieżąca praca i zobowiązania na dziś oraz najbliższy czas (zazwyczaj jest to lista zadań i kalendarz), by wyobrazić sobie i przygotować się na ten konkrety dzień.
- Tygodniowy – kluczowy element metody. Służy refleksji nad poprzednim tygodniem (co się wydarzyło, co nie, co się zmieniło) oraz przygotowanie do kolejnego (co mam w planach, co pojawiło się nowego, co muszę skorygować).
- Miesięczne / Kwartalne / Roczne – refleksje nad tym, jak Ci idzie w ważnych dla Ciebie sprawach, które wykonujesz tak często, jak potrzebujesz.
| Przeglądy Codzienne | Przeglądy Tygodniowe | Przeglądy Horyzontów Skupienia | |
| Jak często? | Raz dziennie – rano danego dnia lub pod koniec dnia poprzedzającego. Jeśli potrzebujesz, powtarzasz w ciągu dnia. | Koniecznie raz na tydzień, najlepiej w tym samym dniu | Raz na miesiąc / kwartał / rok – tak często, jak potrzebujesz |
| W jakim celu? | Uświadomienie sobie, co muszę koniecznie oraz co opcjonalnie mogę zrobić. Wybranie, czym się zajmę z zaplanowanej wcześniej pracy. | Refleksja nad poprzednim tygodniem (co się wydarzyło, co nie, co się zmieniło) oraz przygotowanie do kolejnego (co mam w planach, co pojawiło się nowego, co muszę skorygować) | Refleksja nad tym, jak Ci idzie w ważnych dla Ciebie sprawach, jak realizujesz swoje role oraz jak przebiega realizacja długoterminowych celów |
| Co przeglądasz? | To, co jest Ci na bieżąco potrzebne:
|
To, co pomoże Ci przygotować się na kolejny tydzień:
|
To, co pomoże Ci upewnić się, że długoterminowo idziesz w dobrym kierunku:
|
| Ile ma trwać? | Kilka minut | Ok. 1h – chociaż pierwszy pewnie dużo będzie dłuższy | Ile potrzebujesz – od 1 do kilku godzin |
| Jaki ma być efekt? | Przygotowujesz się na ten dzień, by podejmować dobre decyzje, co robić „tu i teraz” biorąc pod uwagę dostępny czas, energię i zasoby oraz priorytety | Masz poczucie kontroli nad bieżącymi wydarzeniami oraz przygotowujesz się na przyszłe, identyfikując prawidłowo priorytety | Zyskujesz pewność, że codzienne działania zmierzają do osiągnięcia długoterminowych celów, a Twoje życie jest zrównoważone |
Projektem w GTD® nazywamy każdy rezultat, który chcemy osiągnąć, a który wymaga więcej niż jednego działania. Najbliższe Działania to najmniejsza fizyczna czynność, która przybliży nas do osiągnięcia tego rezultatu. Najbliższe Działania są więc prawidłowo zdefiniowanymi zadaniami, które zmierzają krok po kroku do realizacji całego Projektu.
| Zadanie (Najbliższe Działanie) | Projekt |
| Jest krokiem, który zmierza w stronę osiągnięcia celu | Jestem naszym pożądanym rezultatem, celem |
| Do wykonania „na raz” | Wymaga więcej niż jednego działania |
| Jest zawsze proste, oczywiste, możliwe do wykonania bez zastanawiania się | Może być prosty lub skomplikowany i wielowątkowy |
| Zakończenie Najbliższego Działania zazwyczaj generuje powstanie kolejnego – aż cel Projektu zostanie osiągnięty | Zakończenie Projektu kończy sprawę |
| Może trwać kilka minut do kilku godzin | Może trwać do roku |
| Wymaga użycia czasownika wskazującego na czynność np. Zadzwonić do Ani | Wymaga użycia czasownika wskazującego na oczekiwany efekt np. Sfinalizować umowę |
Czy masz jeszcze jakieś pytania? Jeśli tak, skontaktuj się z nami.