GTD w zespole - po co Ci nowa książka?
Jeśli to czytasz, prawdopodobnie jesteś już fanem Getting Things Done. Być może jesteś praktykiem na poziomie mistrzowskim, a może dopiero przyglądasz się metodzie. Jednak, skoro śledzisz nasze treści, to wiesz, że GTD działa (bo działa u Ciebie) lub zadziała, jeśli prawidłowo wdrożysz zalecenia metody.
Powszechnie wiadomo, że jest to dobrze opisana, ugruntowana i potrzebna wiedza. Dwadzieścia trzy lata po tym, jak David Allen wydał Getting Things Done, czyli sztukę bezstresowej efektywności (i po kolejnych czterech książkach) pojawia się więc uzasadnione pytanie: po co następna?
GTD na poziomie osobistym działa
David i ja poświęciliśmy większość życia zawodowego na udostępnianie światu korzyści płynących ze stosowania GTD. Ta praca dawała nam ogromną satysfakcję – obserwowaliśmy, jak ludzie dzięki niej unikają wypalenia, przekuwają pomysły w realny biznes, są naprawdę obecnymi rodzicami albo wnoszą istotny wkład w swoje społeczności. Cudowne rzeczy. Pozytywne opinie na temat efektów naszej pracy było dla nas wielkim przywilejem.
A jednak… coś nas niepokoiło, co w końcu skrystalizowaliśmy w dyskusji przy obiedzie kilka lat temu. Chociaż opinie, które otrzymywaliśmy, były zawsze pozytywne, na obrzeżach często pojawiały się pytania o dodatkowe wsparcie ukryte pod hasłem: „Jak mogę zachęcić innych, aby działali tak samo?”.
Efektywność osobista nie sumuje się w efektywność zespołu
Zrozumieliśmy, że przeszkolenie kolejnych osób w lepszym zarządzaniu własnym przepływem pracy to tylko część odpowiedzi. Nawet jeśli każdy w zespole stosowałby GTD, nie osiągnie on pełni swoich możliwości, jeśli sama struktura grupy będzie wadliwa, procesy niespójne, a zasady współpracy niejasne.
Ten moment okazał się przełomowy. Dostrzegliśmy, że istnieją dwa poziomy, na których możemy wnieść wartość:
- Efektywność osobista – Pomaganie jednostkom w wykorzystaniu ich potencjału (omówione w pierwszych książkach i na naszych warsztatach).
- Efektywność zespołowa – Wspieranie członków zespołów, aby mogli ze sobą efektywniej współdziałać (czyli miejsce, w którym nadal możemy wnieść wartość).
Ta druga myśl stała się genezą powstania książki Getting Things Done w zespole. Skuteczna współpraca bez stresu.
Zmiany na poziomie zespołu wzmacniają działania poszczególnych osób
Tematem naszej książki są działania na poziomie zespołowym, które uzupełniają działania jednostek. Jeden prosty przykład powinien zilustrować tę różnicę:
Kiedy zaczynaliśmy uczyć metody Getting Things Done, kluczowym wyzwaniem była efektywna obsługa poczty elektronicznej. GTD umożliwiło to milionom osób i dlatego – dzięki rekomendacjom użytkowników – szybko zyskało popularność.
W ostatnich latach jednak coraz mniej osób narzeka na e-maile same w sobie, a coraz więcej – na rozproszenie wynikające z wielu kanałów komunikacji, które muszą jednocześnie obsługiwać. Na poziomie indywidualnym możemy nauczyć, jak opróżniać skrzynkę odbiorczą i zarządzać zadaniami, ale to wciąż nie rozwiązuje problemu rozproszenia informacji.
Decyzja, z jakich kanałów korzysta zespół i do czego je wykorzystuje, może podjąć tylko cała grupa. To tylko jeden z wielu przykładów potrzebnych zmian, które zidentyfikowaliśmy. Właśnie takie praktyki pozwalają zespołom zoptymalizować współpracę i przepływ pracy.
Jak została przyjęta nowa książka?
Już wersje robocze spotkały się z entuzjastycznym odbiorem. Charles Duhigg, Marshall Goldsmith i Dan Pink ocenili książkę bardzo wysoko. Goldsmith podsumował ją słowami: „Niezbędna dla każdej organizacji, która chce uwolnić zbiorową siłę swoich ludzi”.
Krytyczne uznanie ze strony bestsellerowych pisarzy biznesowych jest wspaniałe, ale nie można nim opłacić rachunków. Dlatego ucieszyła nas również informacja od brytyjskiego wydawcy: na tydzień przed premierą sprzedano 86% pierwszego nakładu, wynoszącego 8 500 egzemplarzy.
I najważniejsze – ta wiedza jest po prostu potrzebna biznesowi
Przez cztery lata pracy nad tą książką nikt nigdy nie zapytał, po co ją piszemy. Kiedy już jednak wyjaśniliśmy, że pracujemy nad przenoszeniem dobrych praktyk GTD na poziom zespołu, jedyne, co słyszeliśmy, to: „Pospieszcie się!”
Razem z Daividem liczymy, że książka Ci się spodoba. Przede wszystkim jednak mamy nadzieję, że pomoże Ci stworzyć w Twoim zespole kulturę zdrowej, wysokiej wydajności. Dziś już wiemy, że jest to możliwe.
Autor: Edward Lamont
Co-founder and Senior Partner of Next Action Associates – oficjalnego przedstawiciela GTD na rynku brytyjskim
Współautor książki (razem z Davidem Allenem): Getting Things Done w zespole. Skuteczna współpraca bez stresu.
