Jak ustawić powiadomienia MS Outlook, Teams i innych urządzeń, aby wspierały produktywność? Otrzymanie smartwatcha to jedno z tych wydarzeń, które mogą zarówno cieszyć, jak i przytłaczać.

Gdy zainstalowałem swój nowy gadżet, poczułem się jak dziecko w sklepie z zabawkami – wiele funkcji, ustawień i opcji do odkrycia. To ogromne bogactwo możliwości wciągnęło mnie na długo w zabawę, ale z drugiej strony pojawił się też chaos.

Latanie po interfejsie, klikanie w różne ikony, sprawdzanie nowych powiadomień oraz konfiguracji przypominało mi, jakby powiedział Jakub Ujejski, bieganie jak kura bez głowy. Zmęczenie informacyjne dotknęło mnie szybko, co sprawiło, że w pewnym momencie moja żona z niepokojem zapytała: „Ale podoba ci się?”. Odpowiedziałem szczerze, że tak, ale czuję się kognitywnie przeciążony i potrzebuję chwili na odpoczynek od napływających bodźców.

W tym kontekście, warto zastosować metodologię Getting Things Done, aby wprowadzić porządek w chaosie. Jak wiadomo, GTD to podejście do zarządzania czasem i zadaniami, które pozwala na klarowne określenie celów, a następnie wdrażanie konkretnych działań. Zastosowałem tę filozofię, przechodząc z moim zegarkiem przez Model Naturalnego Planowania. Najpierw zdefiniowałem pożądane rezultaty, czyli te funkcje smartwatcha, z których faktycznie chciałem korzystać. Skupiłem się na tym, co w moim codziennym życiu będzie mi najbardziej przydatne – od monitorowania aktywności fizycznej po zarządzanie powiadomieniami.

Po ustaleniu, które funkcje chciałem mieć pod ręką, przystąpiłem do działań, by dostosować ustawienia smartwatcha do moich preferencji – chwilowo ignorując pozostałe opcje. To było kluczowe – zarówno dla mojej satysfakcji z nowego gadżetu, jak i dla jego efektywnego wykorzystania. Teraz mogę cieszyć się z zegarka, ponieważ wiem, że jest dopasowany do moich potrzeb, a ja zyskałem większą kontrolę nad każdym aspektem jego działania, jednocześnie eliminując te, które są dla mnie zbędne. Podobnie może to działać z nowym samochodem wyposażonym w zaawansowane systemy, robotem kuchennym, czymkolwiek innym…

Teraz zegarek jest moim pomocnikiem, a nie ja jego niewolnikiem.

Na myśl przyszło mi kolejne narzędzie, które również oferuje mnóstwo funkcji i powiadomień – pakiet Microsoft Office, zwłaszcza Outlook i Teams. Te narzędzia, podobnie jak smartwatch, mogą być przytłaczające, jeśli nie podejdziemy do nich w sposób zorganizowany. Warto zastanowić się, jak chcemy z nimi pracować oraz które funkcje faktycznie uczynią naszą pracę bardziej efektywną. Poniżej przedstawiam kilka propozycji ustawień, które mogą pomóc w zharmonizowaniu pracy z metodą GTD*:

Priorytetyzuj powiadomienia

W Outlook i Teams warto skonfigurować powiadomienia w taki sposób, aby dostawać alerty tylko o najważniejszych dla nas sprawach. Można stworzyć filtry, które pomogą skupić się na pracy, eliminując rozpraszające alerty:

Wyłącz powiadomienia o mailach. Dzięki temu sprawdzisz skrzynkę odbiorczą wtedy, kiedy uznasz za stosowne i nie będziesz rozpraszany/a przez ciągłe powiadomienia.

Włącz przypomnienia o spotkaniach. Pozwoli Ci to na bezpieczną pracę w skupieniu bez obawy, że „pogrążysz się w pracy” i przegapisz nadchodzące spotkanie.

Zacznij od kalendarza

W opcjach zaawansowanych Outlooka, ustaw opcję „Uruchom program Outlook w tym folderze: Kalendarz”. Dzięki temu, swój dzień zaczniesz od rozeznania w tzw. „betonowym krajobrazie” – ustalisz gdzie i kiedy musisz być, aby wywiązać się ze zobowiązań. Następnie, spójrz na listy działań i wykonaj te z nich, które wymagają natychmiastowej akcji. Dopiero potem otwórz skrzynkę odbiorczą i dokonaj analizy nowych spraw, które się w niej pojawiły.

Przemyśl korzystanie z Chata

Jeśli ustalicie w zespole wspólną politykę korzystania z chata (narzędzia do komunikacji synchronicznej) wyłącznie do spraw nagłych i pożarów, możesz włączyć powiadomienia. W ten sposób będziesz mieć pewność, że nadchodząca wiadomość wymaga Twojej natychmiastowej uwagi.

Jeśli jednak chatów jest mnóstwo, a nieustający szum powoduje przytłoczenie nadmiarem zbędnych informacji – wyłącz powiadomienia. Wrócisz do tych konwersacji, gdy uznasz, że jest to potrzebne.

W dużym skrócie, otrzymując do dyspozycji jakiekolwiek narzędzie czy oprogramowanie, zdefiniuj czego tak naprawdę od niego potrzebujesz.

1. Do czego ma Ci służyć? Pomyśl w detalach, opracuj idealny scenariusz tego, jak narzędzie mogłoby Ci ułatwić pracę i życie.
2. Które z dostępnych funkcji mogą spełnić powyższe wymagania?  Wypisz je sobie, być może sporządź szybkie wskazówki gdzie je znaleźć w ustawieniach.
3. Tymczasowo odrzuć wszystkie pozostałe. Ograniczając liczbę funkcji, z których korzystasz na początku, sprawiasz, że poruszanie się po środowisku oferowanym przez narzędzie jest mniej obciążające.
4. Daj sobie tydzień na testowanie. Gdy interfejs stanie się zrozumiały, a używanie narzędzia intuicyjne, stopniowo modyfikuj lub dodawaj funkcje zgodnie ze swoimi potrzebami.

Podsumowując, zarówno smartwatch, system multimedialny w samochodzie, jak i pakiet Microsoft Office mogą być potężnymi narzędziami, jeśli zostaną odpowiednio zorganizowane.

Dzięki podejściu GTD, jestem teraz w stanie cieszyć się z posiadania smartwatcha, a jednocześnie efektywnie korzystać z narzędzi biurowych. Kluczem do sukcesu jest nie tylko odnalezienie funkcji dostosowanych do naszych potrzeb, ale także regularny przegląd i optymalizacja sposobu, w jaki korzystamy z technologii w codziennym życiu. Cieszmy się tym, co nowoczesna technologia ma do zaoferowania, jednocześnie nie dając sobie „wejść na głowę” i optymalizując nasze podejście do pracy i zadań.

Interesują Cię praktyczne wskazówki, dzięki którym możesz zwiększać swoją produktywność i wydajność swojego zespołu?  [Zapisz się na newsletter]