Jak poradzić sobie z przytłoczeniem mailami, sprawami i zadaniami? Case study wdrożenia GTD® w Ministerstwie Dobrego Mydła

Anna Bieluń, która założyła Ministerstwo Dobrego Mydła wspólnie ze swoją siostrą Urszulą, jest przekonana, że dzięki Getting Things Done® ich manufaktury nie pochłonął typowy dla fazy start-upu chaos. Wyszli z niej obronną ręką – gotowi na szybki wzrost biznesu, a jednocześnie bez nadmiernych, sformalizowanych procedur, które zniechęcają ludzi do pracy.

Start-up rodzi się w chaosie – chociaż nie musi

Ambicją Ani i Uli było stworzenie miejsca, w którym ludzie pracują chętnie i z satysfakcją. Gdzie czują, że są razem i mogą na sobie polegać. Wizja sformalizowanej organizacji, pełnej odczłowieczonych procedur, była zaprzeczeniem ich marzeń i planów. Jednocześnie zdawały sobie sprawę, że ich firma nie jest instytucją charytatywną, a więc musi osiągać satysfakcjonujące wyniki biznesowe.

W pewnym momencie uświadomiły sobie, że start-upowa spontaniczność długofalowo może pogrążyć ich biznes – im większy sukces na rynku odniosą, tym większa będzie skala działań a tym samym więcej błędów w procesach, większy chaos i zniechęcenie pracowników. Zdarzały się też projekty, które, gdy tylko osiągały swój cel wysiłkiem wielu osób, okazywały się… nietrafione od samego początku.

„Zdarzyło się, że nasz zakład w Szczecinie wprowadził usprawnienie polegające na zamianie plastikowych skrzynek, w których przesyłamy produkty do warszawskiego sklepu na kartonowe pudełka”, opowiada Ania. „Miało być wygodniej, taniej, bardziej ekologicznie. Okazało się jednak, że brak konsultacji z oddziałem warszawskim nie pozwolił nam przewidzieć, że kartony zwyczajnie nie mieszczą się na regałach sklepowych magazynów i potwornie utrudniają wszystkim pracę”.

„Getting Things Done to coś w sam raz dla nas”

Szukając rozwiązania problemów komunikacyjnych i projektowych firmy Ania trafiła na książkę Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności Davida Allena. Odkryła w niej zestaw prostych, przyjaznych ludziom praktyk, pozwalających zapanować nad natłokiem spraw do załatwienia i to bez drogiego oprogramowania i drakońskich procedur.

„Byłam pewna, że to coś w sam raz dla nas” – opowiada Ania – „Czułam to bardziej niż wiedziałam, bo, mówiąc szczerze, nie miałam pojęcia jak w praktyce wpasować metody opisane w książce w rzeczywistość naszej organizacji, która działała już w jakiś utartych schematach. Bardzo jednak chciałam, żeby to się udało”.

O pomoc poprosiła ProOutcome. Zaufała, że trener nie tylko wytłumaczy jej pracownikom, jak stosować GTD®, ale pomoże im wdrożyć praktyczne narzędzia do ich codziennej pracy. Nie zawiodła się.

„To naprawdę nie zdarza się często, żeby ludzie wychodzili ze szkolenia z uporządkowanym portfelem swoich własnych projektów oraz z zainstalowanymi narzędziami, które potem mogą stosować i rozwijać w swojej codziennej pracy”

– zauważa Ania – „Po szkoleniu z GTD każdy z moich pracowników miał skonfigurowany w Google Keep system list, a w nim rozpisane wszystkie projekty i najbliższe zadania do wykonania – dla siebie i dla współpracowników. Każdy miał skonfigurowany system folderów w swoim programie pocztowym, dzięki któremu był w stanie codziennie opróżniać swój inbox do zera, bez ryzyka, że coś ważnego umknie jemu lub kolegom”.

Maile, maile i więcej maili – wychodzenie z poczucia przytłoczenia

Szybko okazało się, że dużym tematem do zaadresowania była korespondencja e-mail, którą zespół był przytłoczony. Wiele usprawnił przemyślany system wewnętrznych grup mailowych oraz zarządzania projektami w programie Monday, dzięki którym ludzie z wielu działów i placówek, a także pracownicy homeoffice’owi dowiadują się np. o projektach, nad którymi pracują koledzy w innych zespołach firmy.

Każdy wie, na które maile i powiadomienia nie musi odpowiadać. Może jednak powiadomić szefa projektu, jeśli ma propozycję usprawnienia lub uważa, że prowadzone prace wymagają zmiany kierunku – jak niegdysiejsza zamiana plastikowych skrzynek na kartonowe pudełka.

„Taki system pracy mieliśmy już przed szkoleniem GTD, ale ono podpowiedziało nam bardzo wiele usprawnień w tym obszarze. Teraz super nam on służy w dobie home office oraz przy pracy z partnerami zewnętrznymi.” podsumowuje Ania. Główna praca polegała na zbudowaniu w oparciu o GTD® produktywnych zasad komunikacji za pomocą istniejących już w firmie narzędzi.

Również czas załatwiania spraw napływających na firmowe adresy kontaktowe znacznie się skrócił i żadna wiadomość nie ginie. Udało się to osiągnąć, mimo że skrzynkę, na którą wpadają zgłoszenia od klientów, obsługuje wspólnie wiele osób, a obsłużenie większości z nich wymaga zaangażowania współpracowników z innych działów organizacji pracujących w różnych miastach Polski. Było to możliwe dzięki temu, że wszyscy pracownicy używają tej samej metody porządkowania spraw do załatwienia, przeformułowywania ich w projekty i zadania oraz śledzenia postępów w realizacji.

Pozytywna + skuteczna = produktywna kultura organizacyjna

Inne ciekawe wyzwanie wyniknęło z… pozytywnej kultury organizacyjnej, jaka panuje w firmie. Otóż gdy pracownik wysyłał do wielu osób wiadomość o zbliżającym się urlopie, wracały do niego pozytywne odpowiedzi od osób, które życzyły dobrej zabawy lub dopytywały, dokąd się wybiera. Z kopią do wszystkich odbiorców pierwotnej wiadomości. Mimo swojego ogromnego uroku, udział w grupowej korespondencji, z której nie wnikały działania, zasłaniał sprawy biznesowe i rozpraszał. Teraz wszyscy w manufakturze stosują tag „no need to reply” i oznaczają nim niektóre wiadomości. Dzięki temu mogą ochronić innych przed przeładowaniem skrzynki odbiorczej, o planowanym wyjeździe porozmawiać przy kawie.

Pozostając przy temacie urlopów, Ministerstwo Dobrego Mydła zdawało sobie też sprawę, że jeśli chcesz mieć efektywny zespół, musisz zadbać o regenerację i work-life balance pracowników. „Szykujesz się do urlopu i miesiąc pracujesz na zwiększonych obrotach. Potem wracasz z urlopu i znów przed Tobą miesiąc nadganiania spraw, które napłynęły w międzyczasie. Burzy to jakikolwiek sens wypoczynku.” – dzieli się refleksją Ania. Było to zupełnie sprzeczne z wizją firmy.

Dzięki systemowi grupowych skrzynek odbiorczych i list zadań każda osoba jest „zastępowalna”. Znaczy to, że może spokojnie wybrać się na urlop wypoczynkowy lub zdrowotny, a zobowiązania płynnie przejmuje ktoś inny. Status spraw i projektów jest transparentny i dostępny dla zespołu, a więc nie ma potrzeby przerywać koleżankom i kolegom urlopu telefonami czy mailami. Projekty dalej się toczą, gdy jedna osoba jest nieobecna, więc nie ma spiętrzeń po powrocie.

Maile to nie wszystko – a co ze spotkaniami?

Wspólny dla wszystkich sposób porządkowania pracy przełożył się również na zwiększenie produktywności podczas spotkań roboczych, a nawet zwykłych rozmów pomiędzy współpracownikami. Każdy w firmie rozumie, że sprawa do załatwienia składa się z wizji rezultatu, możliwych metod jego osiągnięcia oraz decyzji, od czego zacząć. Każdy też wie, że spotkanie lub rozmowa zaczyna się od zadeklarowania celu i uzgodnienia agendy. Nikt nie zaprasza innych na spotkanie bez agendy, ani nie rozpoczyna rozmowy bez wyjaśnienia celu. A jeśli nawet spróbuje, koledzy od razu dopytają go o brakujące elementy układanki.

Dzięki uporządkowanemu podejściu do komunikacji i zadań organizacja może pracować produktywnie tj. jednocześnie kultywować pozytywną kulturę pracy, jak i skutecznie realizować cele biznesowe.

GTD w pracy menedżera – oszczędność czasu

Wypracowane zasady komunikacji obowiązują na każdym szczeblu – również kadrę zarządzającą. „Każdy wie, że załatwienie ze mną sprawy wymaga wrzucenia jej do mojego inboxa” – mówi Ania z szerokim uśmiechem. – “Współpracownicy mówią: „Tak wiem, mam Ci wysłać maila zanim jeszcze o to poproszę. I wiedzą, że to nie jest korporacyjny kaprys, tylko moja autentyczna potrzeba. Że wrzucając wiadomość do skrzynki, pomagają mi, i każdej innej osobie w firmie, zapanować na całą masą spraw, które załatwiamy każdego dnia”. W ten sposób ułatwia sobie gromadzenie spraw, by ważne zadania i decyzje nie umykały jej w szybkim tempie, w jakim funkcjonuje biznes.

Na szczycie listy osobistych zdobyczy, które zawdzięcza GTD, Ania wymienia też oszczędność czasu przy codziennym przeglądaniu poczty elektronicznej:

„Siadam do maili tylko 2 razy dziennie o stałych porach” – wskazuje – „Nigdy nie otwieram tego samego maila 2 razy – sprawdzam czego dotyczy i decyduję, czy błyskawicznie odpowiedzieć od razu, czy zamienić go w zadanie do wykonania lub projekt, czy oddelegować opisaną w nim sprawę. W ten sposób oszczędzam każdego roku cały miesiąc czasu pracy. Czasu, który, kiedyś pochłaniały długie, niepotrzebne rozważania lub pisanina, a który teraz mogę przeznaczam na twórczą, produktywną pracę”.

Ania nie poświęca też czasu na wybieranie swojej kolejnej lektury lub serialu. „Codziennie podczas rozmów telefonicznych czy przy kawie polecamy jakieś książki albo filmy, a ja od razu notuję na odpowiedniej liście w Google Keep te, które mnie interesują. Kiedy tylko ma chwilę na lekturę lub seans przed telewizorem, wybieram coś z tej listy. Zajmuje mi to 2 minuty i nie muszę poświęcać czasu na szukanie rekomendacji w sieci. „

Długotrwałe wyniki – wymagają systematyczności, ale są tego warte

Ministerstwo Dobrego Mydła oparło swoją kulturę współpracy na metodzie GTD i dziś odcina od tego kupony w postaci produktywności i niezawodności procesów biznesowych. Potwierdzają to wyniki badania przeprowadzonego dwa lata po zrealizowaniu przez ProOutcome działań wdrożeniowych. I tak:

• 77% Uczestników stosuje 5 lub więcej z 9 podstawowych technik i zaleceń metody, a 92% osób używa co najmniej 3.
• 92% ankietowanych stosuje metodę GTD do spraw zawodowych, a 77% do spraw prywatnych.
• W skali do 0-5, gdzie „0” znaczy „zupełnie nieprawdziwe”, a „5” to „absolutnie prawdziwe”, stwierdzenie „Dobrze sobie radzę z przepływem komunikacji i e-mailami” ocenili na 4,46.
• W tej samej skali prawdziwość twierdzenia „Chcę, by moi współpracownicy pracowali zgodnie z GTD” ocenili na 4,62, a „Warto polecić GTD” na 4,69.

Ania dostrzega przy tym, że nic nie jest dane raz na zawsze, a utrzymanie dobrych nawyków wymaga systematyczności: „Chcę odświeżyć szkolenie GTD dla zespołu, bo obserwuję, że ich nawyki GTD korodują. Drobne, nieliczne kompromisy każdego dnia doprowadzają do istotnego odejścia od dobrych praktyk. Ludzie wracają do dobrych nawyków GTD, kiedy chaos zaczyna ich pokonywać. Nie chcę czekać na ten moment – wolę zachęcić ich do odświeżenia swoich nawyków zanim do tego dojdzie.” Dlatego niebawem spotkają się z trenerem ProOutcome na sesji wzmacniającej.

„Getting Things Done to jedno z moich ulubionych narzędzi. Na rynku jest mnóstwo rozwiązań i metod, które optymalizują procesy w firmie. Natomiast GTD to gamechanger. Pomaga radzić sobie z tą falą napływających informacji i rozdzielania ich sprawnie bez prokrastynacji i długiego rozmyślania, co ja mam z tym zrobić i od czego zacząć.” – podsumowuje Ania.

A jak Ty i Twoi współpracownicy radzicie sobie z natłokiem spraw do załatwienia? Jak porządkujecie współpracę w Waszej organizacji? A może chcesz sprawdzić, czy i jak GTD może pomóc Ci zwiększyć produktywność organizacyjną bez drogiego oprogramowania i sformalizowanych procedur zniechęcających ludzi do pracy? Umów się na bezpłatną konsultację, by porozmawiać o Waszej sytuacji przez www.gtd.com.pl/kontakt.