Czemu GTD mi nie działa? – najczęstsze błędy okiem trenera
Jako trener i pasjonat GTD wykorzystuję każdą możliwość porozmawiania z ludźmi stosującymi ten system o ich codziennej praktyce i doświadczeniach. Bardzo często spotykam osoby, które poznały zasady GTD jedynie z artykułów w sieci, blogów, filmów na YouTube lub z książki. Niestety często popełniają błędy w prowadzeniu GTD wynikające z różnych interpretacji, niezrozumienia, narzuconych schematów postępowania przez oprogramowanie itd. Czasami błędy te prowadzą do uczucia frustracji i zniechęcenia, lub nawet do porzucenia metody GTD.
Mój artykuł ma na celu sprostowanie najczęstszych błędów które spotykam u użytkowników, aby mogli oni cieszyć się osobistą efektywnością bez stresu.
Używanie kontekstów tak jak tagów w internecie.
Użycie kilku tagów do wiadomości lub zdjęć w internecie jest całkowicie uzasadnione ponieważ ułatwia odnalezienie poszukiwanych informacji. Zastosowanie tej zasady do kontekstów jest błędem ponieważ w nadmierny sposób rozbudowuje nasz system GTD. Każde najbliższe działanie powinno mieć tylko jeden kontekst! Tworzenie kilku kontekstów np. @TELEFON – BIURO powoduje konieczność tworzenia nowych list co obciążą system i nie pozwala na szybkie korzystanie z niego.
Niedopasowanie systemu do realnej sytuacji w której funkcjonuje użytkownik.
Przy dużej ilości papierowych dokumentów, próba organizowania się elektronicznego skazana jest na porażkę, tak samo jak odwrotna sytuacja – tworzenie papierowych, dużych archiwów, których nie można nosić z sobą w przypadku pracy w terenie, poza biurem.
Umieszczanie w kalendarzu zbyt dużej ilości informacji oraz ustawianie zbyt dużej ilości powiadomień w elektronicznych kalendarzach.
Są osoby, które tak bardzo boją się przeoczyć jakiś termin, że ustawiają kilka powiadomień w kalendarzu dla jednego wydarzenia. Np. dla piątkowego deadline na napisanie raportu ustawiają przypomnienie w środę i czwartek. Dodatkowo zapisują „całodzienne wydarzenia” jako zaplanowane działania w określonej godzinie. Przy tak prowadzonym kalendarzu, smartfon lub Outlook co jakiś czas przerywa nam pracę powiadomieniami. Jest tego tak dużo, że zaczynamy odruchowo, bez czytania kasować te informacje. Kalendarz staje się wtedy narzędziem do którego tracimy zaufanie, więc stopniowo staje się coraz mniej użyteczny.
Rezygnacja z przeglądów tygodniowych.
Początkujący użytkownicy GTD nie czują bezpośrednich korzyści płynących z przeglądów tygodniowych. Mają wrażenie, że panują nad całym systemem, dlatego szybko rezygnują z przeglądu, a nawet nie zaczynają wykorzystywać tego procesu. System przestaje być aktualny, zaczyna panować w nim coraz większy chaos..
Utrzymywanie na liście Projekty, projektów w stosunku do których w najbliższym czasie nie będą wykonywane żadne czynności .
Postępując w ten sposób lista projektów staje się bardzo długa i trudna do przeanalizowania (taki projekt powinien zostać przesunięty na listę Kiedyś/Może)
Zapisywanie w kalendarzu spraw, które chcielibyśmy wykonać danego dnia i przesuwanie ich na następne dni.
Brak konsekwencji w wykonywaniu zaplanowanych działań określonego dnia i przesuwanie w kalendarzu na inny termin bez dobrego uzasadnienia, spowoduje stratę zaufania do siebie samego. Przesunięte zadanie będzie podlegało prokrastynacji i prawdopodobnie bardzo długo nie zostanie wykonane, prowadząc do nieporządku i frustracji. Sprawdź ten artykuł, aby dowiedzieć się, które sprawy należy zapisywać w kalendarzu, a których nie.
Unikanie powyższych błędów pozwoli na sprawne wdrożenie metody GTD. Powodzenia!
