5 kroków GTD - "ściąga"

Czy znasz już GTD Ninję? Podobnie jak pozostali adepci Getting Things Done ma w sobie spokój płynący z poczucia kontroli i rozeznania w sytuacji. Dzięki temu potrafi skoncentrować się na bieżących wyzwaniach i jednocześnie realizować długoterminowe cele.

Co jest jego sekretem?

Zna i praktykuje 5 kroków Getting Things Done:

• Gromadzenie – uchwycenie wszystkich spraw, które zaprzątają naszą uwagę
• Analizowanie – podjęcie szybkiej i pewnej decyzji, w jaki sposób zająć się daną sprawą
• Porządkowanie – zbudowanie i posługiwanie się intuicyjnym systemem przypomnień
• Przegląd – nawyk upewniania się, że wszystkie zobowiązania są właściwie zaopiekowane
• Działanie – wykorzystanie spisu zobowiązań tak, aby zająć się tym, co najważniejsze w danej chwili

Przypomnimy Ci je, aby ułatwić ich stosowanie. 

Krok 1: GROMADZENIE 

Spraw jest zawsze więcej, niż czasu na zajęcie się nimi. Zadania piętrzą się same i mogłoby się wydawać, że pierwszy krok GTD – Gromadzenie – jest zupełnie zbędny. Nic bardziej mylnego.

You can only feel good about what you’re not doing when you know what it is.

– David Allen, autor książki “Getting Things Done
czyli sztuka bezstresowej efektywności”

Jak prawidłowo gromadzić sprawy?

Łatwo zobaczyć to na przykładzie. Gdy ktoś adresuje do Ciebie fizyczną korespondencję, dociera ona zawsze w jedno miejsce: do skrzynki pocztowej przypisanej do Twojego adresu. Nigdzie indziej. Wiesz więcej, gdzie zajrzeć, by dowiedzieć się, czy pojawiły się nowe sprawy. Problem polega na tym, że sprawy gromadzą się dosłownie wszędzie. Zalewają nas powiadomienia. Kanałów komunikacji jest coraz więcej. Żyjemy w dużym tempie i chaosie, przez co sporo nam umyka.

I tu pomagają dobre praktyki Gromadzenia. Ten krok GTD polega na ścisłym zdefiniowaniu miejsc, w których mają się zbierać Twoje różne zobowiązania. Mogą to być wirtualne skrzynki odbiorcze, fizyczne pojemniki czy notes, w którym spisujesz pomysły. Ważne, żeby było ich tyle, ile jest niezbędne, nie więcej. Wtedy zamiast żyć w chaosie, wiesz, gdzie szukać swoich zobowiązań.

Kilka wskazówek, które pomogą Ci prawidłowo Gromadzić sprawy:

• Zastanów się, jakimi kanałami trafiają do Ciebie sprawy. Jak możesz ograniczyć ich liczbę. Może zdecyduj się na jeden komunikator zamiast trzech? 
• Może postaw na biurku pudełko, w które wrzucisz wszystkie “papiery”, którymi jeszcze się nie zajmujesz? 
• A co z Tobą? Usiądź z kartką, ołówkiem i wypisz wszystkie sprawy, które krążą Ci po głowie.

Podsumowując: gromadź sprawy tylko w określonych przez Ciebie miejscach i regularnie tam zaglądaj. 

Inbox 0

Czy w swojej skrzynce odbiorczej masz więcej niż 100 maili? Prawdopodobnie większość osób, które to czytają, odpowie „tak”. Jeśli jesteś wśród nich, zastanów się – do ilu z nich w przyszłości wrócisz? Dwóch? Dziesięciu? Po co więc trzymasz resztę?

Wszystko powinno być tak proste, jak to możliwe – ale nie bardziej.

– Albert Einstein

By zachować wysoką produktywność tj. poczucie kontroli i spokoju, docelowym stanem Twojej skrzynki odbiorczej powinien tzw. Inbox Zero. Czyli 0 maili. Wydaje się to nieosiągalne, prawda? No bo jak? Usunąć wszystkie wiadomości? Tam mogą być przecież ważne informacje!  

Zgoda. Inbox Zero jest błędnie kojarzony z hurtowym usuwaniem maili. A to, że Twój inbox jest pusty powinno oznaczać jedynie, że nie ma w nim spraw nowych i nieprzemyślanych. W momencie, gdy na mailu zgromadzą się wiadomości, przechodzimy do kolejnych kroków GTD, czyli do Analizy, Porządkowania i – jeśli jest taka konieczność – Działania. Tak przemyślana wiadomość powinna zostać przeniesiona z inboxu do kosza, inkubacji lub do archiwum w zależności, czy planujemy do niej wrócić, czy nie. Do skrzynki odbiorczej będą oczywiście napływać nowe sprawy. I dobrze. Będziesz dzięki temu wiedzieć, że wszystkie są nowe.

Kilka wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć Inbox Zero:

• Usuń ze skrzynki wszystkie maile, do których na pewno nie będziesz wracać – powiadomienia o urlopach, reklamy, informacje, które nie są skierowane do Ciebie. 
• Gdy pojawią się znowu, od razu je usuwaj.
• Gdy otrzymasz newsletter, którego kolejny raz nie otwierasz, od razu usuń subskrypcję.
• Twoja skrzynka odbiorcza jest teraz wstępnie oczyszczona ze zbędnych informacji. Co do pozostałych maili musisz podjąć decyzje, co z nimi zrobić. O tym w kolejnej wiadomości od nas!

Podsumowując: usuwaj od razu wiadomości, których nie potrzebujesz (i nie będziesz). Resztę poddaj procesowi Analizowania i Porządkowania.

Krok 2: ANALIZOWANIE 

Codziennie gromadzimy mnóstwo spraw i zadań, które wymagają naszej uwagi. Rzadko jednak dołączamy do nich konkretne informacje – co z tym zrobić, jaki to ma priorytet na tle innych, od czego zacząć.

Wszystko jest w porządku, jeśli musimy się skupić na jednym zadaniu. Problem pojawia się wtedy, kiedy nie ma jasnych i konkretnych granic między zadaniami, o których próbujemy myśleć.

– David Allen

To czas, aby przejść do drugiego kroku GTD, czyli Analizowania. To uniwersalny wytrych, dzięki któremu skonkretyzujesz codzienne działania.

Zadaj sobie 5 kluczowych pytań:

• Co to dla mnie znaczy?
• Czy muszę coś z tym zrobić?
• Jeśli tak – jak wygląda Najbliższe Działanie przybliżające mnie do załatwienia tej sprawy?
• Czy wymaga to więcej niż jednego działania?
• Jeśli tak – jaki rezultat chcę na końcu osiągnąć?

W ten sposób określisz, czy dana rzecz faktycznie Cię dotyczy i jak ewentualnie będzie wyglądało jej wykonanie. Po wykonaniu takiej analizy intuicyjnie wyczujesz, czy dana sprawa jest naprawdę ważna, a jeśli tak, to jaki ma priorytet. Ocenisz też, czy musisz się nią zająć możliwie, jak najszybciej, czy może ona poczekać na lepszy moment.

Kilka wskazówek, które pomogą Ci sprawnie Analizować:

• Gdy jesteś w kopii wiadomości (DW/CC), odpowiedz sobie na pytanie, czy musisz w związku z tą wiadomością coś zrobić.
• Jeśli nie ma tej informacji w wiadomości lub nie masz pewności, zapytaj nadawcę, czego od Ciebie oczekuje.
• Nie pomijaj pytania “Co to dla mnie znaczy?” – to miejsce, w którym możesz proaktywnie zaplanować wartościowe działania, mimo że z wiadomości nie wynika konkretne zadanie.

Podsumowując: przeanalizuj sprawę i jej znaczenie dla Ciebie, zanim podejmiesz działania.

Najbliższe Działanie

Jakie jest twoje Najbliższe Działanie?

Zacznijmy od tego, czym ono jest. To najmniejsza fizyczna, widoczna czynność, która „popchnie” sprawę do przodu. Proste, prawda?

Dla przykładu: chcesz zrobić badania kontrolne. Co będzie pierwszą fizyczną czynnością, którą wykonasz? Telefon? Znalezienie dogodnego terminu w kalendarzu? Wybranie przychodni? A może rozmowa ze specjalista, jakie badania należy wykonać?

GTD nie powie Ci, jak najlepiej załatwić daną sprawę – Ty wiesz najlepiej. Za to podpowiada, by zidentyfikować od czego NAPRAWDĘ musisz zacząć. Bo jeśli wpiszesz sobie na listę zadań „Umów się na badania”, a nie masz numeru, nie wiesz, kiedy możesz poświęcić na to czas i/lub nie wiesz, na jakie badania chcesz się zapisać, zadanie okazuje się fizycznie niewykonalne. A więc cofnij się i zastanów – od czego zaczniesz? Jakie będzie Twoje Najbliższe Działanie?

Kilka wskazówek, które pomogą Ci sprawnie identyfikować Najbliższe Działania:

• Wybierz jeden rezultat, który chcesz osiągnąć i zastanów się – od jakiej czynności zaczniesz załatwienie tej sprawy? Zamknij oczy i wyobraź sobie, co fizycznie robisz. Tak poznasz Najbliższe Działanie.
• Pamiętaj, by układając listę zadań, używać czasowników, które wprost wskażą Ci, co jest do zrobienia.
• Zostaw sobie notatkę, która jasno przypomni Ci, co jest do zrobienia i jak będzie wyglądało wykonanie tego zadania. Szkoda czasu na odkopywanie “o co mi wtedy chodziło?”.

Podsumowując: bardzo precyzyjne określanie Najbliższego Działania pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych trudności w osiągnięciu celu.

Krok 3: PORZĄDKOWANIE 

Masz już zgromadzone i przeanalizowane swoje sprawy? Czas na kolejny krok GTD, czyli  Porządkowanie.

The freedom to make a mess starts when you are clean enough to make a mess.

– David Allen 

Jednym z fundamentalnych i najbardziej rozpoznawalnych elementów metody jest zbudowanie intuicyjnego systemu przypomnień, który jest “usprawnioną” wersją klasycznej listy to-do. To temat rzeka, dlatego systematycznie będziemy Ci dostarczać podpowiedzi. Na dziś zapamiętaj, że sprawy gromadzą się w losowych momentach, ale to Ty wybierasz moment, w którym analizujesz i porządkujesz swoje zadania. 

Gdy nadejdzie ta chwila, od razu umieść sprawę we właściwym miejscu:

• Na liście zadań do wykonania tak szybko, jak to możliwe, czyli na liście Najbliższych Działań.
• W kalendarzu – jeśli jest powiązana z konkretnym terminem.
• Zdeleguj – jeśli ktoś inny powinien podjąć temat.
• W archiwum lub w koszu – jeśli nie przewidujesz w tej sprawie działań.
• Na liście kiedyś/może, na której gromadzisz różne pomysły.

Jeśli właściwie przejdziesz przez proces Analizy i Porządkowania, “potkniesz” się o sprawę, gdy rzeczywiście będzie możliwość lub konieczność coś z nią zrobić. W ten sposób będziesz regularnie osiągać Inbox 0. Odzyskasz spokój, uwolnisz swoją kreatywność i przestrzeń na skupienie. 

Kilka wskazówek, które pomogą Ci sprawnie porządkować sprawy:

• Definiuj tylko jedno Najbliższe Działanie w danej sprawie. Gdy je zakończysz, od razu definiuj kolejne – aż, krok po kroku, dotrzesz do celu.
• Jeśli zdelegujesz jakąś sprawę – tj. poprosisz o informacje lub decyzje – tracisz nad nią kontrolę. Aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień, zapisz sobie na co czekasz, od kogo i od kiedy na osobnej liście. W GTD nazywamy ją “Oczekiwane”.
• Śmiało używaj przycisku “usuń” i/lub przenoś do archiwum. Niepotrzebne sprawy tylko zaciemniają obraz.

Podsumowując: gdy pojawi się nowa sprawa, od razu zaplanuj jak się nią zajmiesz i zapisz sobie przypomnienie w miejscu, w którym się o nie “potkniesz” we właściwym momencie.

Krok 4: PRZEGLĄD 

Wyobraź sobie idealny świat… Masz zdefiniowane inboxy, do których grzecznie trafią Twoje nowe zobowiązania. Masz pełen porządek na listach zadań i wiesz, co po kolei będziesz robić. Twoja głowa jest lekka, a wszystkie zobowiązania zaopiekowane. Czujesz spokój, pewność siebie i dobre flow… 

Lecz nagle, dzwoni telefon – ktoś potrzebuje dokumentu z ostatniego spotkania. Zanim cokolwiek z tym zrobiłeś, do głowy wpada Ci pomysł na lipcową kampanię marketingową. Nie zdążysz go jednak zapisać, ponieważ przypomniałaś sobie o urodzinach szwagra! A zaraz… 

Cha-cha-cha chaos! 

Ta ciągła nieproduktywna troska o wszystko, co mamy do zrobienia, pożera najwięcej naszego czasu i energii.

– Kerry Gleeson Autorka książki „Zrób to od razu”

Stop! Życie ciągle cię czymś zaskakuje, coś Ci umknie, coś się zmieni. I nic na to nie poradzisz. Jednak bez paniki. Od tego właśnie jest czwarty krok GTD, czyli Przegląd. W dużym skrócie, polega on na przejrzeniu wszystkich swoich spraw i zobowiązań i upewnieniu się, że wszystko, co mamy na swoich listach zadań i w kalendarzach, wciąż jest aktualne. 

 Jedną z najważniejszych (i o ironio najczęściej pomijanych) dobrych praktyk GTD jest Przegląd Tygodniowy. Przegląd Tygodniowy to strategiczne spotkanie z bardzo ważną osobą – samym sobą. Jest on doskonałą okazją, by zastanowić się, czy w naszej głowie nie ma ukrytych spraw i projektów, które powinny wylądować na listach zadań. Pozwala też uchwycić, czy udało nam się zrealizować zobowiązania z zeszłego tygodnia oraz przygotować się na kolejny. Last but not least – jest to świetny moment, by uchwycić wszystkie zmiany w naszej rzeczywistości i zaktualizować kurs, którym podążamy o nowe realia, szanse i możliwości. 

Możesz być świetny w ogarnianie i GTD, ale i tak coś Ci umknie. To nie jest kłopot. Kłopot pojawi się wtedy, gdy nie wyłapiesz tego na czas. 

Kilka wskazówek, które pomogą Ci sprawnie dokonywać Przeglądów:

• Zapisz sobie w kalendarzu cykliczne przypomnienie o Przeglądzie Tygodniowym. Pierwszy zajmie Ci pewnie sporo czasu, ale każdy kolejny nie powinien trwać dłużej niż godzinę. Ustaw ten czas jako zajęty, by nikt nie wrzucił Ci spotkania.
• Przegląd rób w momencie, w którym najmniej się dzieje, najmniej jest rozpraszaczy i spraw na “już”.
• Nie ulegaj pokusie zajęcia się niektórymi zadaniami podczas Przeglądu. Jeśli tak zrobisz, rozciągnie się on na cały dzień, a i tak go nie skończysz. Skup się na planowaniu pracy i zapisywaniu zadań na później.

Podsumowując: Regularnie – najlepiej co tydzień – przeglądaj swoje zobowiązania, by wyłapać z wyprzedzeniem, że coś Ci umknęło lub się zmieniło.

Krok 5: DZIAŁANIE

Piątym i wydawałoby się najbardziej oczywistym krokiem metody Getting Things Done jest Działanie. Ale czy na pewno? Jak wybrać priorytet na „tu i teraz” wśród dziesiątek możliwości?

Zacznij tam gdzie jesteś, użyj tego co masz, zrób co możesz.

– Arthur Ashe, amerykański tenisista, był pierwszym czarnoskórym zwycięzcą głównych mistrzostw mężczyzn w grze pojedynczej 

Jeśli masz za sobą pierwsze 4 kroki GTD – Gromadzenie, Analizowanie, Porządkowanie i Przegląd – będzie Ci o niebo łatwiej. Zerkając w notatki, będziesz wiedzieć, jakie masz zobowiązania i nic Ci nie umknie. Niemniej zdarzy się nieraz, że w tym samym czasie będziesz mieć kilka konkurujących ze sobą zadań. Przygotować raport czy odpowiedzieć na maila? Zadzwonić do klienta A czy przygotować się do spotkania z klientem B?

Wybierając zadanie na „tu i teraz”, odpowiedz sobie na kilka pytań:

• W jakim kontekście jestem? (Jakie mam dostępne narzędzia, miejsce i zasoby? Co fizycznie mogę teraz zrobić?)
• Ile mam czasu? (Co zdążę zrobić?)
• Ile mam energii? (Czy mam jej dość na wymagające zadanie?)

To powinno zawęzić Twoje opcje i sprowadzić wybór do jednej lub kilku spraw. Wśród rzeczy, które rzeczywiście możesz zrobić w danej chwili, intuicyjnie wybierzesz swój priorytet – to, co jest najważniejsze i najkorzystniejsze w danej chwili. Gdy wybór dalej jest nieoczywisty, zastanów się – które przyniesie Ci największe korzyści lub uchroni przed najgorszymi konsekwencjami?

Kilka wskazówek, które pomogą Ci sprawnie działać:

• Grupuj podobne do siebie zadania, np. telefony do wykonania lub maile do napisania. Odciążysz umysł z konieczności przełączania się.
• Wybieraj to działanie, które z dużym prawdopodobieństwem ukończysz w czasie, którym dysponujesz.
• Gdy czujesz zmęczenie, odłóż zadania, które wymagają dużego skupienia i/lub kreatywności. Ich wykonanie będzie trwało znacznie dłużej i ryzykujesz popełnieniem błędów.

Podsumowując: wybierając zadania, weź pod uwagę, co realnie możesz zrobić w danym momencie oraz czy masz na to dość czasu i energii.

I kilka słów podsumowania 

„Czasami myślę, że wszyscy powinniśmy trochę luźniej podchodzić do naszych celów, planów i priorytetów. Zrób to, co jesteś w stanie, aby zgromadzić, przeanalizować i uporządkować to, co masz do zrobienia. Przeprowadź rozmowę z samym sobą oraz z innymi osobami, które są dla Ciebie istotne. A potem działaj. Jeśli w jakimś momencie stracisz równowagę, wprowadź poprawki i ruszaj w dalszą drogę – i tak bez końca.”

– David Allen, cytat z książki „Making it all work” 

Szybko przeszliśmy przez podstawowy model Getting Things Done czyli 5 kroków. Zapewne masz poczucie niedosytu – chcesz poznać szczegółowo dobre praktyki, konkretne wskazówki i przykłady zastosowanie GTD w realnym życiu oraz biznesie. Bez obaw, mamy jeszcze mnóstwo wiedzy, którą chcemy się z Tobą podzielić. Znajdziesz ją w innych artykułach. By otrzymywać powiadomienia o nowych treściach, zapisz się na nasz biuletyn! 

Dziękujemy, że jesteś z nami i dołączasz do globalnego ruchu produktywności.