Pięć kroków zarządzania tokiem pracy
1. Gromadzenie
Zgromadź wszystko, co zaprząta twoją uwagę.
Uchwyć wszystko co zaprząta twoją uwagę i zgromadź w rynience na dokumenty, notatniku, dyktafonie lub dowolnym innym inboxie. Rzeczy duże i małe, zawodowe i prywatne, wszystkie sprawy do załatwienia, projekty, wszystko co wymaga dokończenia lub czym trzeba się zająć.
2. Analizowanie
Określ jakie działania należy podjąć.
Weź każdą zgromadzoną sprawę i zadaj sobie pytanie: Czy to wymaga działania? Jeżeli nie – to usuń to, inkubuj lub zarchiwizuj jako materiał referencyjny. Jeżeli tak – zdecyduj jak będzie wyglądało najbliższe działanie. Jeżeli zajmie Ci to mniej niż dwie minuty – zrób to od razu. Jeżeli nie, deleguj – jeżeli masz taką możliwość lub umieść na liście do wykonania, gdy tylko będziesz mógł.
3. Porządkowanie
Umieść notatki przypominające w odpowiednich miejscach.
Umieść notatki przypominające od działaniach na odpowiednich listach. Utwórz na przykład listy odpowiadające kategoriom – rozmowy telefoniczne do wykonania, e-maile do wysłania, zakupy do zrobienia.
4. Przegląd
Regularnie przeglądaj.
Przeglądaj swoje listy tak często jak to konieczne abyś mógł określić czym zająć się w pierwszej kolejności. Rób przegląd tygodniowy, aby posprzątać, zaktualizować swoje listy i oczyścić umysł.
5. Działanie
Podejmij decyzję, w co się zaangażujesz.
Wykorzystaj swój system tak, abyś podejmował działanie z pewnością, że jest ono najbardziej odpowiednie w danym momencie.